Vehicle & Travelling Expenses

Ghid complet pentru maximizarea Tax Relief-ului

​

Una dintre cele mai comune zone în care persoanele Self-Employed, CIS Subcontractors și Company Directors fie pierd deduceri fiscale importante, fie fac greșeli care pot crea probleme în cazul unui HMRC enquiry, este zona de vehicle and travelling expenses.

Mulți contribuabili nu sunt siguri ce cheltuieli pot fi claim-uite, ce evidențe trebuie păstrate și dacă este mai avantajos să folosească Mileage Allowance Method sau Actual Vehicle Expenses Method.

Acest ghid explică regulile principale și oferă exemple practice pentru a te ajuta să înțelegi care variantă poate fi mai potrivită pentru situația ta.

Folosirea vehiculului personal pentru business

Dacă folosești vehiculul personal în scopuri de business, HMRC permite, în general, două metode diferite pentru a claim-ui tax relief:

• Approved Mileage Allowance Method
• Actual Vehicle Expenses Method

În majoritatea cazurilor, trebuie să alegi o metodă pentru fiecare vehicul și să continui să folosești aceeași metodă pentru acel vehicul pe viitor.

Approved Mileage Allowance Method

Prin această metodă, în loc să claim-uiești costurile reale de utilizare ale vehiculului, claim-uiești o sumă fixă pentru fiecare business mile parcurs.

Pentru tax year 2026–2027, HMRC approved mileage rates sunt:

Cars and Vans:

• 55p per mile pentru primele 10,000 business miles
• 25p per mile după primele 10,000 business miles

Motorcycles:

• 24p per mile

Bicycles:

• 20p per mile

Passenger Payments:

• 5p per mile pentru fiecare pasager eligibil care călătorește în scop de business

Guvernul a anunțat creșterea de la 45p la 55p per mile pe 21 May 2026 și a confirmat că noua rată se aplică retrospectiv de la 6 April 2026.

Ce este inclus în Mileage Rate?

Mileage rate este concepută pentru a acoperi majoritatea costurilor de funcționare ale vehiculului, inclusiv:

• Fuel
• Insurance
• Servicing
• Repairs and maintenance
• Tyres
• Road Tax / Vehicle Excise Duty
• MOT
• Breakdown cover
• Deprecierea vehiculului
• Costuri generale de utilizare

Asta înseamnă că, dacă folosești Mileage Allowance Method, aceste costuri nu pot fi, în mod normal, claim-uite separat.

Ce poți claim-ui separat?

Anumite costuri de business travel pot fi deductibile separat, chiar dacă folosești Mileage Allowance Method:

• Parking fees pentru business journeys
• Toll roads
• Bridge and tunnel charges
• Congestion Charge
• ULEZ and LEZ charges
• Ferry charges direct legate de business travel

Ce nu poate fi claim-uit?

HMRC nu permite tax relief pentru penalități sau amenzi, inclusiv:

• Parking fines
• Speeding fines
• Bus lane penalties
• Congestion Charge penalties
• Fixed penalty notices
• Orice alte amenzi emise de autorități publice

Chiar dacă deplasarea a fost în scop de business, penalitățile rămân non-deductible.

Păstrarea unui Mileage Log

Dacă alegi Mileage Allowance Method, este foarte important să păstrezi evidențe corecte ale business mileage-ului.

Pentru fiecare business journey, recomand să înregistrezi:

• Date
• Business purpose of the journey
• Departure postcode
• Destination postcode
• Odometer start reading
• Odometer end reading
• Total business miles travelled

Exemple de business purposes acceptabile:

• Client meeting
• Site visit
• Supplier visit
• Material collection
• Business networking event
• Accountant meeting
• Bank appointment
• Property inspection

Cu cât evidențele sunt mai detaliate, cu atât va fi mai ușor să justifici claim-ul dacă HMRC solicită vreodată supporting evidence.

Actual Vehicle Expenses Method

În loc să claim-uiești o rată fixă per mile, poți alege să claim-uiești procentul de business use din costurile reale ale vehiculului.

Exemple de cheltuieli includ:

• Fuel
• Insurance
• Repairs
• Servicing
• MOT
• Road Tax
• Leasing costs, unde este cazul
• Finance interest, unde este cazul
• Breakdown cover
• Parking
• Alte cheltuieli legate de vehicul

Dacă folosești această metodă, trebuie să păstrezi receipts, records și să calculezi procentul de business use.

Exemplu:

Annual vehicle costs: £8,000
Business use: 75%

Allowable deduction:

£8,000 × 75% = £6,000 deductible expense

Care metodă este mai bună?

Nu există un singur răspuns valabil pentru toată lumea.

Cea mai avantajoasă metodă depinde de:

• Numărul de business miles parcurși
• Valoarea vehiculului
• Fuel costs
• Insurance costs
• Repair costs
• Leasing costs
• Procentul de business use

Ca regulă generală:

Mileage Allowance tinde să fie mai avantajoasă atunci când:

• Business mileage-ul este ridicat
• Costurile de utilizare ale vehiculului sunt relativ mici
• Se preferă o variantă mai simplă administrativ

Actual Expenses tinde să fie mai avantajoasă atunci când:

• Business mileage-ul este relativ scăzut
• Costurile vehiculului sunt mari
• Procentul de business use este ridicat

Exemple practice

Example 1 – Electric Vehicle

Un contractor conduce un vehicul electric economic și parcurge aproximativ 15,000 business miles pe an.

Folosind Mileage Allowance:

10,000 miles × 55p = £5,500
5,000 miles × 25p = £1,250

Total deduction = £6,750

Pentru că running costs sunt relativ mici, Mileage Allowance Method poate produce o deducere semnificativ mai mare decât metoda bazată pe actual expenses.

Example 2 – Premium Vehicle

Un Company Director conduce un Range Rover printr-un lease agreement.

Annual mileage: 6,000 business miles
Business use: 90%

Annual vehicle costs:

• Lease payments
• Insurance
• Fuel
• Maintenance

Total vehicle costs: £12,000

Allowable business percentage:

£12,000 × 90% = £10,800

În această situație, Actual Expenses Method poate oferi tax relief semnificativ mai mare decât Mileage Allowance.

Aceste exemple sunt doar illustrative. Fiecare situație trebuie analizată individual.

Alte Travelling Expenses

Business travel nu se limitează doar la folosirea unei mașini.

În funcție de circumstanțe, alte travelling expenses deductibile pot include:

• Train tickets
• London Underground
• Buses and coaches
• Taxis and minicabs
• Uber, Bolt și servicii similare
• Flights pentru business purposes
• Hotel accommodation pentru business trips eligibile
• Business-related subsistence expenses, unde sunt permise
• Parking charges
• Congestion Charge
• ULEZ charges
• Toll charges

Supporting receipts trebuie întotdeauna păstrate.

Regulă importantă HMRC

Ordinary commuting între casă și permanent workplace nu este, în general, considerat business travel și în mod normal nu este deductible.

Exemple:

❌ Home → Permanent Office
❌ Home → Permanent Workplace
❌ Home → Regular Place of Employment

Totuși, deplasările către temporary workplaces, client sites, meetings, suppliers sau business events pot fi eligibile.

Ai nevoie de ajutor pentru alegerea celei mai bune metode?

Mulți contribuabili aleg automat o metodă fără să verifice dacă este într-adevăr cea mai tax-efficient option.

Dacă folosești un vehicul pentru business purposes și vrei să analizăm situația ta pentru a vedea care metodă poate oferi cel mai mare tax relief, te rugăm să ne contactezi.

O verificare simplă te poate ajuta să economisești sute sau chiar mii de lire în taxe de-a lungul timpului.

Mileage Log template-ul atașat poate fi folosit imediat pentru a începe înregistrarea business journeys și pentru a păstra evidențe corecte, conforme cu cerințele HMRC.

Thank you!

DANIEL CIOBANU FCPA
Certified Public Accountant

📞 07587 532646
📧 contact@dctaxagent.co.uk
🌐 www.dctaxagent.co.uk