Companies House ID Verification:
Ghidul complet pentru Directors și PSCs în UK
Dacă ești Company Director, Person with Significant Control (PSC) sau plănuiești să deschizi o nouă Limited Company în UK, Companies House identity verification nu mai este doar o propunere pentru viitor. Este acum o cerință legală activă pe care UK Directors, PSCs și business owners nu ar trebui să o ignore.
Sub Economic Crime and Corporate Transparency Act, Companies House a introdus identity verification obligatorie, cunoscută și ca IDV. Scopul este să îmbunătățească transparența, să reducă frauda corporativă, să crească acuratețea registrului public și să se asigure că persoanele care înființează, conduc, dețin sau controlează o companie în UK sunt cine spun că sunt.
Implementarea obligatorie a început oficial pe 18 November 2025, marcând începutul unei perioade de tranziție de 12 luni pentru directorii existenți și PSCs. Pentru că perioada de tranziție este deja în desfășurare, este important să înțelegi din timp obligațiile tale specifice pentru a evita întârzieri la filings, probleme de compliance sau posibile penalizări financiare.
În acest ghid, explicăm cine trebuie să își verifice identitatea, când se aplică regulile, ce metode de verificare sunt disponibile, ce documente pot fi necesare și cum DCTaxAgent te poate ajuta să faci procesul simplu și fără stres.
Ce este Companies House ID Verification?
Companies House identity verification este un proces de securitate care leagă o persoană reală, verificată, de rolul său în UK company register.
După ce identitatea ta a fost verificată cu succes printr-o metodă aprobată, Companies House îți va emite un Companies House personal code unic.
Regula importantă despre personal code
Companies House personal code este atribuit ție ca persoană fizică, nu business-ului tău.
Asta înseamnă că, indiferent dacă ai o singură small Limited Company, lucrezi ca contractor printr-o Limited Company, administrezi property companies sau ai roluri în mai multe companii, vei folosi personal code-ul tău pentru a confirma identitatea verificată pentru rolurile relevante pe care le deții.
Este posibil să fie nevoie să furnizezi acel cod separat pentru roluri diferite, de exemplu director și PSC.
Cine trebuie să își verifice identitatea?
Noile reguli se aplică multor persoane implicate în înființarea, administrarea, deținerea sau controlul unei companii în UK.
Este posibil să trebuiască să îți verifici identitatea dacă ești:
• existing company director
• new director being appointed
• Person with Significant Control, cunoscut ca PSC
• persoană care înființează o nouă Limited Company
• persoană care deține sau controlează o companie în UK
• membru al unui Limited Liability Partnership, unde este cazul
• general partner sau relevant officer în anumite alte structuri corporative
Pentru multe small UK businesses, family-run companies și contractors, directorul și PSC-ul sunt adesea aceeași persoană.
Punctul important despre „double role” în owner-managed companies
În multe small Limited Companies, aceeași persoană este atât:
• director
• Person with Significant Control, adică PSC
Dacă acest lucru se aplică în cazul tău, de obicei trebuie să completezi identity verification process o singură dată pentru a obține Companies House personal code.
Totuși, este posibil să fie nevoie să furnizezi acel cod separat pentru fiecare rol. De exemplu, codul poate trebui linked o dată pentru rolul de director și separat pentru rolul de PSC.
Acesta este un punct important, deoarece faptul că ți-ai verificat identitatea o dată nu înseamnă automat că fiecare rol a fost linked corect.
Când trebuie să te conformezi?
Deadline-ul tău depinde de rolul tău și de circumstanțele companiei.
Nu ar trebui să presupui că poți aștepta până la finalul perioadei de tranziție de 12 luni. În multe cazuri, deadline-ul va fi legat de un eveniment specific al companiei, cum ar fi incorporation, director appointment sau următorul Confirmation Statement.
New incorporations și new directors
New directors trebuie să își verifice identitatea înainte să poată fi numiți ca directors sau înainte să poată încorpora o nouă companie.
Pentru companiile noi, identity verification face parte din incorporation process.
Pentru new director appointments, directorul trebuie să fie verificat înainte ca appointment-ul să poată fi finalizat corect.
Existing directors
Existing directors trebuie să își verifice identitatea și să furnizeze Companies House personal code atunci când compania depune următorul Confirmation Statement după ce regulile se aplică.
Dacă ești director în mai multe companii, este posibil să trebuiască să furnizezi personal code pentru fiecare companie în care ai rol de director.
De aceea, este important să te pregătești din timp, mai ales dacă administrezi mai multe companii sau ai Companies House deadlines apropiate.
Existing PSCs care sunt și directors
Dacă ești atât director, cât și PSC, este posibil să trebuiască să furnizezi personal code separat pentru rolul tău de PSC.
În multe cazuri, cerința privind codul pentru PSC este legată de Confirmation Statement process al companiei și trebuie rezolvată în intervalul relevant de 14 zile.
Aceasta este o zonă unde business owners se pot confuza ușor, mai ales când aceeași persoană deține mai multe roluri.
Existing PSCs care nu sunt directors
Dacă ești PSC, dar nu ești director, deadline-ul tău poate depinde de luna nașterii în timpul perioadei de tranziție.
De exemplu, dacă luna ta de naștere este March, compliance window-ul tău poate fi în primele 14 zile ale lunii March.
Asta înseamnă că PSCs nu ar trebui să aștepte un deadline general. Momentul corect depinde de circumstanțele fiecărei persoane.
New PSCs
New PSCs trebuie să își verifice identitatea și să furnizeze Companies House personal code în termenul cerut după ce sunt adăugați în records ale companiei.
Dacă cineva devine PSC după aplicarea noilor reguli, compania ar trebui să rezolve acest lucru prompt pentru a evita compliance issues.
Cum îți poți verifica identitatea?
Există două metode principale disponibile.
Route 1: Direct prin GOV.UK One Login
Este posibil să îți poți verifica identitatea direct prin GOV.UK One Login.
Această metodă implică, de obicei, folosirea serviciului GOV.UK One Login și, în multe cazuri, a aplicației GOV.UK ID Check.
În funcție de circumstanțele tale, ți se poate cere să îți verifici identitatea folosind accepted photo ID, personal details, security questions sau alte checks.
Această metodă este, de obicei, gratuită și poate funcționa bine pentru cazuri simple.
Totuși, poate deveni mai dificilă dacă:
• documentele tale nu se potrivesc exact cu company register
• numele tău s-a schimbat
• ai mai multe company roles
• nu ai documentele digitale necesare
• întâmpini technical issues cu aplicația
• nu ești sigur cum să link-uiești personal code-ul corect
Shared email addresses pot crea probleme
Dacă mai multe persoane dintr-un business folosesc aceeași adresă de email pentru administrare, este important să fii atent.
Identity verification este legată de persoana individuală, deci fiecare persoană ar trebui să aibă acces la propria adresă de email și la propriul device, unde este necesar.
De exemplu, dacă soți, business partners sau membri ai familiei folosesc aceeași adresă de email a companiei, poate fi mai bine să setați acces separat la email înainte de a începe verification process.
Post Office verification route
În unele cazuri, atunci când verificarea online nu este posibilă, poate exista o metodă alternativă care implică un in-person check la un Post Office participant.
Aceasta se poate aplica atunci când o persoană nu are un smartphone potrivit, acces digital sau un accepted biometric document pentru metoda online.
Ruta exactă depinde de circumstanțele persoanei și de opțiunea oferită prin verification service.
Route 2: Printr-un Authorised Corporate Service Provider (ACSP)
Poți, de asemenea, să îți verifici identitatea printr-un Authorised Corporate Service Provider (ACSP), cunoscut și ca Companies House authorised agent.
Un ACSP este o firmă profesională supravegheată, cum ar fi un accountant sau solicitor, care este înregistrată la Companies House și supravegheată pentru Anti-Money Laundering purposes.
Această metodă poate fi utilă dacă:
• preferi suport profesional
• nu ești sigur ce deadline se aplică
• ai mai multe companii
• ești atât director, cât și PSC
• company records pot să nu se potrivească cu ID documents
• vrei ajutor pentru a te asigura că personal code-ul este linked corect
DCTaxAgent este înregistrat ca Authorised Corporate Service Provider (ACSP), cunoscut și ca Companies House authorised agent.
Putem ajuta clienții să înțeleagă ce li se aplică, să verifice documentele necesare, să completeze verification process unde este potrivit și să susținem linking-ul corect al Companies House personal code către rolurile relevante.
Ce documente pot fi necesare?
Documentele necesare depind de metoda de verificare.
Este posibil să ai nevoie de unul sau mai multe dintre următoarele:
• valid biometric passport
• UK photocard driving licence
• biometric residence permit sau card, unde este cazul
• personal details care se potrivesc cu official records
• National Insurance number, unde este necesar
• acces la propria adresă de email
• acces la propriul mobile phone sau device
• informații suplimentare de securitate sau adresă, în funcție de metodă
Toate documentele trebuie să fie valide, actuale și să se potrivească cât mai bine cu datele tale personale.
Problema ascunsă a mismatch-ului
Una dintre cele mai comune probleme este un mismatch între identity documents și Companies House record.
De exemplu:
• pașaportul include un middle name, dar Companies House nu îl include
• data nașterii a fost introdusă incorect
• numele s-a schimbat după căsătorie
• compania a fost înființată acum mulți ani cu detalii prescurtate
• companii diferite afișează detalii personale ușor diferite
Aceste mismatch-uri pot crea întârzieri sau pot face ca verification link-ul să eșueze.
De aceea, este important să verifici Companies House record înainte de filing deadline.
Ce se întâmplă după verificare?
După verificarea cu succes, primești un Companies House personal code.
Acest cod poate fi necesar pentru:
• director verification
• PSC verification
• Confirmation Statement filing
• new company incorporations
• new director appointments
• linking-ul identității tale verificate la diferite company roles
Personal code-ul trebuie păstrat în siguranță.
Dacă ești implicat în mai mult de o companie, este posibil să trebuiască să furnizezi codul separat pentru fiecare companie și pentru fiecare rol relevant.
Ce se întâmplă dacă ignori regulile?
Dacă nu îți verifici identitatea atunci când este necesar sau dacă nu furnizezi personal code-ul corect, pot apărea probleme serioase de compliance.
Consecințele posibile pot include:
• întârzieri la company incorporation
• probleme la numirea new directors
• respingerea sau întârzierea Confirmation Statement filings
• Companies House compliance issues
• possible enforcement action
• possible financial penalties
• public annotations pe Companies House register
• reputational concerns dacă banks, suppliers, lenders sau clients verifică company record
• risc de acțiuni suplimentare în cazuri persistente
Companies House a primit puteri extinse sub Economic Crime and Corporate Transparency Act, deci company records sunt așteptate să fie monitorizate mai atent și aplicarea regulilor să fie mai activă.
Probleme cu Confirmation Statement
Pentru companiile existente, unul dintre cele mai importante riscuri practice este Confirmation Statement.
Dacă identity verification details necesare lipsesc sau sunt incorecte, Companies House poate să nu accepte filing-ul.
Un Confirmation Statement respins sau întârziat poate pune compania într-o poziție non-compliant și poate duce la enforcement action sau financial penalties.
De aceea, directors nu ar trebui să lase identity verification până în săptămâna în care Confirmation Statement-ul este due.
Public register annotations
Companies House poate adăuga annotations pe public register acolo unde identity verification requirements nu au fost îndeplinite.
Acest lucru poate crea reputational concerns și poate ridica întrebări pentru:
• banks
• lenders
• suppliers
• clients
• investors
• professional advisers
• alte third parties care verifică company record
Chiar dacă problema este ulterior corectată, este mai bine să eviți din start public compliance concerns inutile.
Cum te poate ajuta DCTaxAgent
Trecerea la Companies House identity verification obligatorie adaugă un pas suplimentar de compliance pentru UK business owners.
La DCTaxAgent, ajutăm ca procesul să fie mai clar, mai simplu și mai puțin stresant.
Putem susține clienții prin:
Verificarea structurii companiei tale
Verificăm cine trebuie să își confirme identitatea, inclusiv directors, PSCs și persoane cu multiple company roles.
Verificarea Companies House records
Analizăm dacă detaliile tale de la Companies House par consistente cu identification documents, ajutând la identificarea din timp a posibilelor mismatch-uri.
Explicarea deadline-ului tău
Te ajutăm să înțelegi dacă deadline-ul este legat de incorporation, director appointment, Confirmation Statement filing, PSC status sau luna ta de naștere.
Acționăm ca ACSP-ul tău
Unde este potrivit, putem asista prin ruta authorised agent și putem ajuta la completarea verification process.
Suport pentru linking-ul personal code-ului
Te ajutăm să te asiguri că Companies House personal code este linked corect către company roles relevante, inclusiv director și PSC roles, unde este cazul.
Suport pentru clienții DCTaxAgent
Pentru clienții noștri activi, cu servicii contabile recurente, includem de obicei acest ACSP verification support esențial în pachet, acolo unde este necesar.
Acest lucru ajută la menținerea companiei compliant și reduce riscul problemelor de ultim moment înainte de filing deadlines importante.
Nu aștepta până la următorul filing deadline
Companies House identity verification face acum parte din UK company compliance process.
Dacă ești director sau PSC, ar trebui să verifici din timp ce se aplică în cazul tău.
Dacă lași acest lucru prea târziu, pot apărea probleme evitabile, mai ales dacă:
• Confirmation Statement-ul este due în curând
• ID documents nu se potrivesc cu register-ul
• ești implicat în mai multe companii
• ești atât director, cât și PSC
• trebuie să numești un new director
• plănuiești să încorporezi o nouă companie
Pregătirea din timp este cea mai bună metodă de a evita întârzieri și compliance issues.
Ai nevoie de suport profesional?
Dacă vrei să te asiguri că Limited Company-ul tău rămâne compliant, sigur și corect structurat sub noile Companies House identity verification rules, DCTaxAgent te poate ajuta.
Contactează-ne astăzi:
WhatsApp: 07587 532646
Email: contact@dctaxagent.co.uk
Website: www.dctaxagent.co.uk
DCTaxAgent
Accounting | Tax | Advisory