Vrei să primești mai mulți bani înapoi din Tax Return?

Cheltuieli deductibile pentru CIS Subcontractors și Construction LTD Companies

 

Mulți subcontractori și business-uri din construcții pierd sute, uneori chiar mii de lire în fiecare an, pentru că nu claim-uiesc toate cheltuielile pe care au voie legal să le deducă.

În industria construcțiilor, costurile se pot aduna rapid: tools, materials, equipment, travel, mobile phone, accounting fees, software, insurance, subcontractors, training, rent, utilities și multe altele.

Dacă aceste costuri sunt legate în mod real de business și sunt documentate corect, ele pot ajuta la reducerea tax bill-ului sau la creșterea sumei pe care o poți recupera de la HMRC.

Pentru un Self-Employed CIS Subcontractor, allowable expenses reduc taxable profit. Dacă CIS tax a fost deja dedus la sursă, acest lucru poate duce deseori la un Tax Refund prin Self Assessment Tax Return.

Pentru o Limited Company, deductible business expenses reduc profitul taxabil al companiei, ceea ce poate reduce Corporation Tax. Dacă o Limited Company a avut CIS deductions reținute de contractors, acestea sunt de obicei recuperate prin procesul corect de company CIS/PAYE, nu pur și simplu ca un normal personal tax refund.

Punctul important este simplu: nu este vorba despre inventarea cheltuielilor. Este vorba despre claim-uirea corectă a costurilor reale de business, care sunt necesare, rezonabile și susținute de records corespunzătoare.

Ce este o deductible business expense?

O deductible expense este un cost care poate fi dedus din business income sau profit înainte ca tax-ul să fie calculat.

Pentru Self-Employed Subcontractors, deductible expenses reduc profitul folosit pentru calcularea Income Tax și National Insurance.

Pentru Limited Companies, deductible expenses reduc taxable profit-ul companiei și pot reduce Corporation Tax.

Regula de bază este:

Dacă un cost este wholly for business, poate fi deductible. Dacă este folosit parțial pentru business și parțial personal, doar proporția de business ar trebui claim-uită.

De exemplu, dacă mobile phone-ul este folosit atât pentru apeluri personale, cât și pentru business, ar trebui să claim-uiești doar procentul de business use.

1. Administrative and Professional Services

Multe costuri administrative și profesionale pot fi deductible dacă sunt direct legate de business.

Exemple includ:

• Accounting fees
• Legal and professional fees
• Business registration fees
• Business licences and permits
• Professional liability insurance
• Memberships, dues and professional subscriptions
• Advertising and marketing
• Printing, postage and delivery
• Bank charges
• Business loan interest

Aceste cheltuieli pot părea mici individual, dar pe parcursul unui tax year pot face o diferență importantă.

Pentru o Limited Company, aceste costuri trebuie înregistrate corect în company accounts. Pentru Self-Employed Subcontractors, ele trebuie incluse în Self Assessment records și susținute cu invoices, receipts sau bank statements.

2. Technology, Office and Communications

Chiar și în construcții, multe task-uri de business sunt acum digitale. Poți avea nevoie de tehnologie pentru invoicing, communication, record keeping, document storage, job management și accounting.

Costuri potențial deductibile includ:

• Computer hardware
• Software
• Web hosting sau cloud services
• Internet costs
• Office equipment
• Office supplies
• Mobile phone costs
• Business apps
• Accounting software, cum ar fi QuickBooks

Dacă aceste lucruri sunt folosite parțial personal, ar trebui să claim-uiești doar business proportion.

De exemplu, dacă internetul de acasă este folosit de toată familia, dar și pentru business admin, nu ar trebui să claim-uiești automat 100%. Ar trebui să calculezi un procent corect și rezonabil de business use.

3. Materials, Tools and Equipment

Pentru persoanele care lucrează în construcții, materials, tools and equipment sunt deseori unele dintre cele mai importante deductible costs.

Exemple includ:

• Construction materials
• Site consumables and accessories
• Tools, hand tools and machinery
• Leasing sau hire of machinery and equipment
• Personal Protective Equipment, cunoscut ca PPE
• Steel-toe boots
• Hard hats, gloves, hi-vis clothing and safety glasses
• Repairs sau replacements pentru tools folosite la muncă

Există o diferență importantă între protective workwear și hainele normale de zi cu zi.

Protective clothing necesar pentru muncă, cum ar fi safety boots, helmets, gloves sau hi-vis clothing, poate fi allowable. Hainele normale, cum ar fi jeans, t-shirts sau ordinary jackets, nu sunt automat deductible doar pentru că le porți la muncă.

Cheltuiala trebuie să fie conectată în mod real cu munca și înregistrată corect.

4. Transport and Travel

Transportul este una dintre cele mai comune zone unde apar greșeli.

Business travel costs pot include:

• Mileage pentru propria mașină folosită pentru business journeys
• Fuel and maintenance pentru business vehicles
• Public transport
• Taxis
• Rental cars
• Parking
• Road charges
• Congestion Charge, dacă journey-ul este pentru business

Dacă folosești propria mașină pentru business journeys, este posibil să poți claim-ui mileage folosind HMRC-approved mileage rates.

Pentru 2026/2027, approved mileage rate pentru cars and vans este:

• 55p per mile pentru primele 10,000 business miles
• 25p per mile după primele 10,000 business miles

Este foarte important să înțelegi diferența dintre:

Propria mașină folosită pentru business

Poți claim-ui mileage pentru business journeys, pe baza business miles.

Company vehicle

Tratamentul poate fi diferit. Business-ul poate înregistra costuri reale precum fuel, insurance, repairs, servicing and maintenance, în funcție de situație.

Mixed personal and business use

Dacă există personal use, doar business proportion ar trebui claim-uită.

Pentru Limited Companies, personal use of a company vehicle poate crea și consecințe fiscale suplimentare, cum ar fi Benefit in Kind, în funcție de vehicul și de modul în care este folosit.

Un mileage log bun ar trebui să includă:

• Date of the journey
• Start and end location
• Purpose of the journey
• Client, site or job reference
• Number of miles travelled

Fără un mileage record clar, un mileage claim poate fi dificil de justificat dacă HMRC pune întrebări.

5. Employees and Subcontractors

Pentru Limited Companies și business-uri care folosesc workers sau subcontractors, aceste costuri pot fi deductible dacă sunt necesare pentru business.

Exemple includ:

• Employee wages
• Employer National Insurance
• Pension contributions
• Staff benefits, dacă sunt tratate corect
• Subcontractor costs
• Training for employees
• Uniforms and work equipment

Pentru Limited Companies, payroll și subcontractor costs trebuie înregistrate corect. Dacă lucrezi cu subcontractors în construction industry, CIS rules se pot aplica.

Nu este suficient să plătești pur și simplu pe cineva ca subcontractor fără să verifici dacă CIS se aplică și fără să păstrezi records corecte.

6. Training, Workspace and Other Important Costs

Unele costuri indirecte pot fi, de asemenea, deductible dacă sunt legate de business activity.

Exemple includ:

• Courses
• Certifications
• Professional development
• Health and safety training
• Rent, dar doar business proportion
• Utilities, dar doar business proportion
• Workspace costs
• Business insurance
• Relevant professional memberships

Training costs trebuie analizate cu atenție.

Training-ul care ajută la menținerea sau îmbunătățirea skill-urilor folosite în trade-ul sau business-ul tău actual este, de obicei, mai ușor de justificat decât training-ul pentru o activitate complet nouă și nelegată de business-ul actual.

Pentru rent and utilities, se aplică același principiu: dacă un cost este parțial personal și parțial business, doar business proportion ar trebui claim-uită.

7. Making Tax Digital and Digital Records

HMRC se îndreaptă din ce în ce mai mult către digital records.

Pentru Self-Employed CIS Subcontractors, acest lucru înseamnă că devine tot mai important să păstrezi digital records corecte pentru:

• Income
• CIS deductions
• Invoices
• Expenses
• Receipts
• Mileage
• Quarterly updates, dacă Making Tax Digital se aplică în cazul tău

Pentru Limited Companies, digital record keeping este esențial și pentru bookkeeping, Corporation Tax, VAT, payroll și CIS.

Folosirea unui software precum QuickBooks te poate ajuta să fotografiezi receipts, să le atașezi la transactions și să eviți pierderea deductible expenses.

Acest lucru este foarte important în construcții, unde multe costuri sunt plătite pe parcursul anului și pot fi ușor uitate dacă nu sunt înregistrate imediat.

8. Ce records ar trebui să păstrezi?

Pentru fiecare business expense, ar trebui să poți demonstra:

• Ce ai cumpărat
• Când ai cumpărat
• Cât ai plătit
• De ce a fost necesar pentru business
• Ce proporție a fost business use, dacă a existat mixed use

Records utile includ:

• Invoices
• Receipts
• Bank statements
• Contracts
• Mileage logs
• CIS statements
• Payroll records
• Finance agreements
• Leasing documents
• Digital receipts

Pentru Limited Companies, company records trebuie, în general, păstrate cel puțin șase ani. Pentru Self-Employed taxpayers, este de asemenea important să păstrezi records în siguranță în cazul în care HMRC solicită să le verifice.

Good records te protejează. De asemenea, te ajută să nu ratezi cheltuieli care ar putea reduce tax-ul.

9. Greșeli comune care pot reduce refund-ul sau pot crea probleme cu HMRC

1. Nu păstrezi receipts

Mulți subcontractori știu că au cheltuit bani pe tools, materials sau travel, dar nu mai au dovada. Fără evidence, devine mai dificil să susții claim-ul.

2. Amestecarea costurilor personale cu cele de business

Dacă un cost este folosit atât personal, cât și pentru business, doar partea de business ar trebui claim-uită.

Exemple comune includ mobile phones, internet, vehicles și home office costs.

3. Uitarea CIS deductions

Pentru Self-Employed CIS Subcontractors, CIS statements sunt foarte importante.

Ele arată cât ai fost plătit și cât tax a fost deducted at source.

Dacă aceste deductions nu sunt incluse corect, tax refund-ul tău poate fi greșit.

4. Să crezi că „deductible” înseamnă că HMRC îți dă înapoi costul complet

O deductible expense nu înseamnă că HMRC îți returnează 100% din cost.

Înseamnă că acel cost reduce taxable profit.

Economia reală de tax depinde de tax rate-ul tău și de situația ta generală.

5. Tratarea regulilor Self-Employed și LTD ca fiind exact la fel

Self-Employed Subcontractors și Limited Companies nu sunt taxate exact în același mod.

Pentru Self-Employed workers, tax-ul este personal prin Self Assessment.

Pentru Limited Companies, profitul companiei este taxat prin Corporation Tax, iar banii scoși de director pot implica salary, dividends, expenses, Director’s Loan rules și alte considerente fiscale.

10. Concluzie

Dacă lucrezi în construcții prin CIS sau ai o Limited Company în construction sector, deductible expenses pot avea un impact major asupra poziției tale fiscale.

Este posibil să poți claim-ui costuri precum:

• Tools
• Materials
• Equipment
• PPE
• Travel
• Mileage
• Mobile phone
• Internet
• Accounting fees
• Insurance
• Software
• Subcontractor costs
• Training
• Rent sau utilities folosite pentru business

Totuși, este important să claim-uiești totul corect.

Expenses trebuie să fie genuine, business-related, properly documented și împărțite corect dacă există personal use.

Scopul nu este doar să claim-uiești mai mult. Scopul este să claim-uiești corect, legal și cu încredere.

Ai nevoie de ajutor?

Dacă vrei să verifici ce expenses poți claim-ui, cum să maximizezi legal tax refund-ul sau cum compania ta poate reduce taxable profit, te putem ajuta.

Trimite-ne un mesaj pe WhatsApp: 07587 532646
Website: www.dctaxagent.co.uk

DCTaxAgent
Accounting | Tax | Advisory