Pot să deduc drumul de acasă până la șantier? Regula de 24 de luni de la HMRC explicată simplu!
Ghid practic pentru subcontractori CIS, self-employed, directori de LTD, angajați PAYE și firme de construcții din UK
Una dintre cele mai frecvente întrebări pentru lucrătorii din construcții, subcontractori CIS, sole traders, directori de Limited Company și angajați care merg pe șantier este aceasta:
„Pot să deduc drumul de acasă până la șantier?”
Răspunsul corect nu este pur și simplu „da” sau „nu”.
Răspuns rapid
Poți deduce drumul de acasă până la șantier doar dacă drumul este business travel eligibil.
Pentru employees și directors, cheia este dacă șantierul este temporary workplace sau permanent workplace.
Pentru self-employed și CIS subcontractors, contează dacă drumul este făcut pentru business și dacă lucrezi pe mai multe site-uri sau, în realitate, ai un singur loc principal de lucru.
Nu există o regulă simplă că „primele 24 de luni sunt automat deductibile”.
Depinde de mai multe lucruri:
statutul tău: ești employee, director, self-employed, CIS subcontractor sau lucrezi printr-o companie LTD;
dacă șantierul este temporary workplace sau permanent workplace;
cât timp vei lucra acolo;
dacă te aștepți să stai acolo mai mult de 24 de luni;
dacă petreci peste 40% din timpul de muncă acolo;
dacă lucrezi pe unul sau mai multe șantiere;
dacă ai un business base separat;
dacă lucrezi prin umbrella company, agency sau alt employment intermediary;
ce documente ai pentru a susține claim-ul.
Regula cea mai importantă este aceasta:
Drumul obișnuit de acasă până la locul normal de muncă nu este deductibil. Drumul către un temporary workplace poate fi deductibil, dacă regulile HMRC sunt îndeplinite.
HMRC confirmă că nu poți cere tax relief pentru travel to and from work, cu excepția situației în care călătorești către un temporary place of work.
Rezumat executiv
Pentru employees și directors, regula principală este următoarea:
Dacă mergi de acasă la un permanent workplace, acel drum este ordinary commuting și nu este deductibil.
Dacă mergi la un temporary workplace, costul drumului poate fi deductibil.
Dar un loc de muncă nu rămâne temporary dacă mergi acolo într-o perioadă de continuous work care durează sau este probabil să dureze mai mult de 24 de luni. În acea situație, locul devine permanent workplace, iar drumul de acasă până acolo devine ordinary commuting.
Pentru regula de 24 de luni, HMRC se uită la două teste importante:
persoana petrece sau este probabil să petreacă peste 40% din timpul de lucru la acel workplace;
și perioada de prezență durează sau este probabil să dureze mai mult de 24 de luni.
Pentru self-employed și CIS subcontractors, situația este diferită. Regula de 24 de luni este, în principal, o regulă specifică employment tax pentru employees. Pentru self-employed, se aplică principiul „wholly and exclusively” și trebuie analizat dacă drumul este business travel sau home-to-work travel.
HMRC spune că drumul de acasă până la locul de muncă este, în general, nedeductibil, dar în cazul subcontractorilor care lucrează la două sau mai multe șantiere diferite în timpul anului, costurile de deplasare între casă și acele șantiere ar trebui, în mod normal, să fie permise.
Pentru 2026/27, HMRC a actualizat approved mileage rates. Pentru cars and vans, rata este 55p pe milă pentru primele 10,000 business miles în tax year și 25p pe milă peste 10,000 miles. Pentru motorcycles rămâne 24p pe milă, iar pentru bicycles 20p pe milă.
1. De ce creează această întrebare atât de multă confuzie?
În construcții, oamenii lucrează foarte des pe șantiere diferite. Azi poți lucra la un proiect în Londra, peste două luni la un proiect în Essex, apoi la altul în Hertfordshire sau pe un site mare care durează un an sau mai mult.
De aici apare întrebarea:
Dacă șantierul se schimbă, nu înseamnă automat că drumul este deductibil?
Nu întotdeauna.
HMRC nu se uită doar la faptul că munca se face pe un șantier. HMRC se uită la natura locului de muncă, durata prezenței, regularitatea, statutul persoanei și motivul real al călătoriei.
Pentru angajați și directori, diferența principală este între:
permanent workplace — locul normal sau permanent de muncă;
și
temporary workplace — locul unde mergi pentru o sarcină limitată ca durată sau pentru un scop temporar.
Un workplace unde employee-ul merge regulat pentru a-și îndeplini duties este, în mod normal, permanent workplace. Un temporary workplace este un loc unde employee-ul merge doar pentru o sarcină de durată limitată sau pentru un scop temporar, iar travel către un temporary workplace poate fi deductibil.
2. Ce este ordinary commuting?
Ordinary commuting înseamnă, în general, drumul dintre casă și locul permanent de muncă.
Pentru employees, HMRC spune clar că travel between home and a permanent workplace este ordinary commuting și costurile nu sunt deductibile. Această regulă se aplică și dacă employee-ul face o parte din muncă de acasă.
Exemple simple:
Mergi zilnic de acasă la biroul permanent al angajatorului — nu este deductibil.
Mergi zilnic de acasă la același depozit sau yard de unde începi munca — de obicei nu este deductibil.
Mergi la același șantier pentru o perioadă lungă, cunoscută de la început ca fiind peste 24 de luni — de obicei nu este deductibil.
Mergi temporar la un șantier pentru un proiect de 6 luni — poate fi deductibil.
Aceasta este baza întregii discuții.
3. Ce este temporary workplace?
Un temporary workplace este un loc unde un employee merge pentru o sarcină limitată ca durată sau pentru un scop temporar.
În construcții, un șantier poate fi temporary workplace dacă proiectul este limitat ca durată și nu se așteaptă ca persoana să lucreze acolo peste limita HMRC de 24 de luni.
Exemple:
Un electrician employee este trimis pe un șantier timp de 4 luni.
Un site manager employee este trimis pe un proiect de 12 luni.
Un director al propriei LTD merge la mai multe client sites pentru lucrări diferite, fiecare proiect fiind limitat.
În aceste cazuri, mileage sau travel costs pot fi deductibile dacă restul condițiilor sunt respectate.
Dar temporary workplace nu înseamnă automat „orice șantier”.
Dacă șantierul devine locul principal unde mergi regulat și se știe că vei lucra acolo peste 24 de luni, HMRC poate considera acel șantier permanent workplace.
4. Regula de 24 de luni explicată simplu
Regula de 24 de luni nu înseamnă că poți deduce automat orice drum timp de primii doi ani.
Aceasta este o greșeală foarte des întâlnită.
Regula corectă este:
Un workplace nu este temporary dacă employee-ul îl frecventează într-o perioadă de continuous work care durează sau este probabil să dureze mai mult de 24 de luni. Dacă această regulă se aplică, workplace-ul este tratat ca permanent.
Pentru ca regula să transforme workplace-ul într-un permanent workplace, trebuie analizate două elemente:
persoana petrece sau este probabil să petreacă peste 40% din timpul de muncă la acel workplace;
și perioada de prezență durează sau este probabil să dureze mai mult de 24 de luni.
Asta înseamnă că nu contează doar câte luni au trecut deja. Contează și ce se știa sau ce se anticipa la momentul respectiv.
5. Greșeala mare: „Primele 24 de luni sunt mereu deductibile”
Mulți cred că dacă lucrează pe același șantier timp de 23 de luni, pot deduce automat tot drumul.
Nu este întotdeauna corect.
Dacă de la început se știe că proiectul va dura 30 de luni și vei lucra acolo full-time, HMRC poate considera workplace-ul permanent încă de la început. În acest caz, nu ai o perioadă „free” de 24 de luni.
HMRC oferă exemple clare: dacă employee-ul este trimis la un workplace pentru 28 de luni și se știe de la început că va petrece peste 40% din timpul de muncă acolo, nu există tax relief pentru travel, deoarece workplace-ul este permanent.
Regula corectă este despre expectation, nu doar despre timpul efectiv trecut.
6. Ce se întâmplă dacă proiectul era inițial sub 24 de luni, dar se prelungește?
Aceasta este o situație foarte comună în construcții.
Exemplu:
Un angajat este trimis pe un șantier pentru 18 luni. După 10 luni, proiectul se prelungește și se știe că va dura în total 28 de luni.
În această situație, travel poate fi deductibil pentru perioada în care așteptarea realistă era că proiectul va dura sub 24 de luni. Din momentul în care se schimbă așteptarea și se știe că perioada va depăși 24 de luni, workplace-ul poate deveni permanent, iar travel relief se oprește de la acel moment.
Mesajul practic:
Nu contează doar data la care ai început. Contează și data la care s-a schimbat așteptarea privind durata proiectului.
De aceea este important să păstrezi documente: contracte, emails, project extension letters, site instructions sau orice dovadă privind durata estimată a lucrării.
7. Ce înseamnă regula de 40%?
Regula de 40% este foarte importantă.
Pentru ca un workplace să fie tratat ca permanent prin regula de 24 de luni, employee-ul trebuie să petreacă sau să fie probabil să petreacă peste 40% din timpul său de lucru la acel workplace într-o perioadă care durează sau este probabil să dureze mai mult de 24 de luni.
Exemplu:
Lucrezi 5 zile pe săptămână. Mergi la același șantier 4 zile pe săptămână. Asta este 80% din timpul tău de lucru. Dacă se așteaptă să faci asta peste 24 de luni, șantierul poate deveni permanent workplace.
Alt exemplu:
Lucrezi 5 zile pe săptămână. Mergi la același șantier 1 zi și jumătate pe săptămână. Asta este sub 40%. Chiar dacă perioada este peste 24 de luni, regula de 24 de luni poate să nu transforme automat acel site într-un permanent workplace, deoarece testul de peste 40% nu este îndeplinit.
8. Employees și directors: când poate fi deductibil drumul până la șantier?
Pentru un employee sau director al unei Limited Company, drumul de acasă până la șantier poate fi deductibil dacă șantierul este temporary workplace.
Acest lucru poate include:
mileage cu mașina personală;
tren, autobuz sau transport public;
parking;
tolls;
congestion charge;
hotel accommodation, dacă este necesară cazare peste noapte;
food and drink, în anumite situații legate de travel la temporary workplace.
HMRC confirmă că, pentru travel and overnight expenses, pot fi eligibile costuri precum transportul public, hotel accommodation, food and drink, congestion charges, tolls și parking fees, dar nu pentru ordinary commuting.
Pentru cars and vans folosite personal pentru business mileage, rata HMRC pentru 2026/27 este 55p pe milă pentru primele 10,000 business miles și 25p pe milă după aceea.
9. Exemplu: director LTD care merge la un șantier temporar
Să presupunem că ai o Limited Company și ești director.
Compania ta are un contract de 8 luni pentru lucrări pe un șantier din Cambridge. Tu conduci de acasă până la șantier cu mașina personală.
Dacă șantierul este temporary workplace, compania poate, în principiu, să îți ramburseze mileage pentru business travel la rata HMRC.
Pentru 2026/27:
primele 10,000 business miles: 55p pe milă;
peste 10,000 business miles: 25p pe milă.
Dacă faci 100 miles dus-întors pentru o zi de lucru, la 55p/mile, mileage claim-ul ar fi:
100 miles × £0.55 = £55
Acest lucru trebuie susținut cu mileage log, contract, detalii despre site, datele de lucru și dovada că site-ul este temporary workplace.
10. Exemplu: director LTD pe același șantier pentru 30 de luni
Acum să luăm alt exemplu.
Ai o Limited Company și semnezi un contract prin care știi de la început că vei lucra full-time pe același șantier pentru 30 de luni.
Chiar dacă tehnic șantierul este „client site”, pentru regula travel expenses, poate deveni permanent workplace de la început, deoarece se știe că vei lucra acolo peste 24 de luni și vei petrece peste 40% din timpul tău acolo.
În această situație, drumul de acasă până la acel șantier riscă să fie tratat ca ordinary commuting, nu business travel.
Asta înseamnă că mileage claim-ul poate fi refuzat sau tratat ca beneficiu/taxable dacă este plătit incorect.
11. Ce se întâmplă dacă merg întâi la yard, depot sau office?
Aceasta este o situație foarte comună în construcții.
Exemplu:
Dimineața mergi de acasă la yard. De acolo iei van-ul, materialele, sculele sau primești instrucțiuni. Apoi mergi la șantier.
În multe cazuri, drumul de acasă până la yard/depot poate fi ordinary commuting dacă yard-ul este permanent workplace sau business base.
Drumul de la yard/depot până la șantier poate fi business travel, dacă șantierul este temporary workplace.
Nu este suficient să spui „am luat sculele cu mine” sau „am trecut pe la yard”. Trebuie analizat rolul real al yard-ului. Dacă yard-ul este locul unde mergi regulat pentru muncă, HMRC îl poate vedea ca permanent workplace.
12. Dacă lucrez de acasă, pot deduce drumul până la șantier?
Nu automat. Aceasta este o altă confuzie frecventă.
Pentru employees, HMRC spune că travel between home and a permanent workplace rămâne ordinary commuting chiar dacă employee-ul face o parte din muncă de acasă.
Cu alte cuvinte, faptul că trimiți emails de acasă, ții documente acasă sau faci admin de acasă nu transformă automat toate drumurile în business travel.
Pentru self-employed, HMRC spune de asemenea că simplul fapt că o persoană ține documente, materiale sau tools acasă nu înseamnă automat că drumul de acasă la locul de muncă este deductibil.
Totuși, dacă home este în mod real business base și mergi la mulți clienți sau la multe site-uri diferite pentru a presta servicii, poziția poate fi diferită. Trebuie analizate faptele.
13. Self-employed și CIS subcontractors: se aplică regula de 24 de luni?
Pentru self-employed și CIS subcontractors, trebuie făcută o distincție foarte importantă.
Regula de 24 de luni este, în principal, o regulă din Employment Income Manual pentru employees.
Dacă ești sole trader sau self-employed CIS subcontractor, nu aplici mecanic aceeași regulă ca un employee. Pentru tine se aplică principiile de business expenses: cheltuiala trebuie să fie suportată wholly and exclusively pentru business.
HMRC spune că drumul de acasă până la locul de muncă este, în general, nedeductibil, deoarece are și un element privat: alegerea locului unde locuiești.
Dar HMRC mai spune că, în cazul subcontractorilor, dacă lucrezi la două sau mai multe site-uri diferite în timpul anului, travel expenses între casă și acele site-uri ar trebui, în mod normal, să fie permise.
În schimb, dacă lucrezi la unul sau foarte puține site-uri, acel site poate fi considerat business base, iar drumul de acasă până acolo poate fi refuzat.
Aceasta este diferența esențială pentru CIS subcontractors.
14. Exemplu: CIS subcontractor cu mai multe șantiere
Ion este self-employed CIS subcontractor.
În anul fiscal, lucrează astfel:
3 luni pe un șantier în Barnet;
2 luni pe un șantier în Enfield;
4 luni pe un proiect în Watford;
1 lună pe lucrări mici la mai mulți clienți.
Nu are un depot separat. Admin-ul, facturile, tools planning și documentele sunt gestionate de acasă.
Într-o astfel de situație, dacă Ion este cu adevărat self-employed și lucrează pe mai multe site-uri, mileage-ul de acasă către site-uri poate fi, în multe cazuri, claim-uit ca business travel.
Dar Ion trebuie să păstreze evidențe clare:
data fiecărei deplasări;
adresa șantierului;
clientul;
scopul lucrării;
numărul de miles;
contractul sau invoice-ul aferent;
CIS statements;
dovezi că nu este doar un drum normal către același loc permanent.
15. Exemplu: CIS subcontractor pe un singur șantier mare
Acum să luăm alt exemplu.
Mihai este CIS subcontractor și lucrează aproape tot anul pe același șantier. Merge acolo de luni până vineri, la aceeași adresă, pentru același contractor.
În această situație, HMRC poate considera că acel șantier este, în realitate, business base sau locul principal unde își desfășoară activitatea. Dacă acesta este cazul, drumul de acasă până la șantier poate fi refuzat.
Aici nu este suficient să spui „sunt CIS, deci pot deduce drumul”.
CIS este un sistem fiscal de deducere la sursă în construcții. Nu înseamnă automat că toate drumurile sunt deductibile.
16. Angajat PAYE în construcții: pot deduce drumul până la site?
Dacă ești angajat PAYE, trebuie să te uiți la workplace.
Dacă site-ul este permanent workplace, nu poți deduce drumul de acasă până acolo.
Dacă site-ul este temporary workplace, poți avea drept la tax relief pentru travel costs.
Exemplu deductibil:
Ești angajat la o firmă de construcții cu sediu permanent în Londra. Ești trimis temporar 6 luni la un proiect în Birmingham. Travel-ul către Birmingham poate fi business travel, dacă îndeplinește condițiile.
Exemplu nedeductibil:
Ești angajat să lucrezi direct pe un site specific timp de 30 de luni. Site-ul este cunoscut ca locul tău principal de lucru. Travel-ul de acasă până acolo va fi, cel mai probabil, ordinary commuting.
17. Lucrători prin umbrella company, agency sau employment intermediary
Pentru lucrătorii prin umbrella company, agency sau alt employment intermediary, regulile pot fi mai restrictive.
Din 6 aprilie 2016, au fost introduse reguli pentru workers care prestează servicii personale prin employment intermediaries. Atunci când aceste reguli se aplică, fiecare engagement poate fi tratat ca o employment separată pentru travel and subsistence, iar în multe cazuri nu se acordă relief pentru home-to-work travel și associated subsistence.
Această zonă este importantă pentru construction workers, agency workers și umbrella workers.
Dacă lucrezi prin umbrella sau agency, nu presupune automat că poți claim-ui mileage către site. Trebuie verificat contractul, statusul, dacă ești sub supervision, direction or control și cum se aplică regulile employment intermediaries.
18. Ce costuri pot fi deductibile dacă drumul este business travel?
Dacă drumul este allowable business travel, costurile pot include, în funcție de situație:
mileage cu mașina personală;
tren;
autobuz;
taxi, dacă este justificat;
parking;
tolls;
congestion charge;
ULEZ, dacă este relevant și legat de business travel;
hotel, dacă trebuie să stai peste noapte pentru lucrare;
meals/subsistence, dacă sunt legate de business travel și nu sunt simple mese obișnuite de zi cu zi;
alte costuri necesare pentru călătorie.
Pentru employees, HMRC include în zona travel and overnight expenses costuri precum public transport, hotel accommodation, food and drink, congestion charges, tolls și parking fees, acolo unde călătoria este eligibilă.
Important:
Dacă travel-ul nu este deductibil, de regulă nici costurile asociate, precum parking sau lunch pe traseu, nu vor fi deductibile.
19. Mileage rates 2026/27: cât poți claim-ui?
Pentru 2026/27, Approved Mileage Rates HMRC sunt:
Cars and vans
55p per mile pentru primele 10,000 business miles în tax year;
25p per mile pentru business miles peste 10,000.
Motorcycles
24p per mile.
Bicycles
20p per mile.
Passenger payment pentru cars and vans
5p per passenger per business mile pentru fellow employees transportați într-o călătorie care este și pentru ei o work journey.
Aceste rate sunt importante pentru employees și directors care folosesc vehiculul personal pentru business journeys.
Pentru self-employed care folosesc simplified mileage, noile rate pentru 2026/27 trebuie de asemenea verificate și aplicate corect în funcție de metoda aleasă.
20. Pot claim-ui fuel receipts în loc de mileage?
Depinde de situație.
Dacă folosești mașina personală, cea mai simplă metodă este de obicei mileage allowance. Mileage rate-ul HMRC este gândit să acopere mai mult decât combustibilul: include uzură, service, insurance și running costs.
Dacă ești self-employed, poți folosi fie simplified mileage, fie metoda costurilor reale, dar trebuie să fii consecvent și să respecți regulile.
Dacă vehiculul este al companiei, regulile sunt diferite. Pentru company cars sau company vans, nu aplici simplu 55p/mile ca și cum ar fi mașina personală. Pot apărea reguli de fuel, advisory fuel rates, private use, benefit in kind și evidențe separate.
Pentru un blog general, regula practică este:
Mașină personală folosită pentru business travel eligibil: mileage claim. Vehicul de companie: analiză separată.
21. Pot deduce mâncarea dacă lucrez pe șantier?
Nu automat.
Mulți subcontractori și employees cred că dacă lucrează pe șantier, pot deduce lunch-ul zilnic. Regula este mai sensibilă.
Dacă mergi la permanent workplace sau la locul normal de muncă, lunch-ul obișnuit nu devine deductibil doar pentru că ești la muncă.
Dacă ești într-o călătorie de business către un temporary workplace, subsistence poate fi deductibil în anumite condiții.
Pentru employees, HMRC menționează food and drink ca posibil cost eligibil în contextul travel and overnight expenses, dar regula de bază rămâne că nu poți claim-ui ordinary commuting.
Pentru self-employed, trebuie analizat dacă meal cost-ul este parte reală din business travel sau este o masă normală de zi cu zi.
22. Pot deduce hotelul dacă șantierul este departe?
Dacă trebuie să stai peste noapte pentru că lucrezi temporar departe de casă, hotelul poate fi deductibil dacă travel-ul este business travel eligibil.
Exemplu:
Compania ta are un proiect temporar de 2 săptămâni în Manchester. Locuiești în Londra. Este nerezonabil să faci naveta zilnic.
Hotelul și anumite subsistence costs pot fi deductibile dacă sunt wholly, exclusively and necessarily/business-related și susținute cu receipts.
Dar dacă te muți temporar într-o zonă pentru un proiect lung care devine permanent workplace, poziția se poate schimba.
23. Ce documente trebuie păstrate?
Pentru a susține un travel claim, păstrează:
mileage log;
data fiecărei călătorii;
adresa de plecare;
adresa șantierului;
postcode;
numele clientului sau contractorului;
scopul călătoriei;
numărul de miles;
dovada că site-ul este temporary workplace;
contracte;
emails privind durata proiectului;
site instructions;
timesheets;
invoices;
CIS statements;
receipts pentru parking, tolls, hotel, train, bus;
dovada plății;
note privind schimbarea proiectului sau prelungirea contractului.
Pentru regula de 24 de luni, documentele despre durata estimată sunt foarte importante.
Dacă HMRC întreabă de ce ai claim-uit mileage timp de 14 luni către același șantier, trebuie să poți arăta că la momentul respectiv proiectul era estimat sub 24 de luni și că site-ul era temporary.
24. Checklist rapid: pot deduce drumul până la șantier?
Întreabă-te:
Sunt employee, director, self-employed, CIS sau umbrella worker?
Șantierul este temporary workplace sau permanent workplace?
Lucrez acolo regulat?
Cât timp se așteaptă să lucrez acolo?
Este probabil să depășesc 24 de luni?
Petrec peste 40% din timpul de lucru acolo?
Am un permanent workplace separat?
Am un yard, depot sau office unde merg regulat?
Lucrez pe mai multe site-uri sau doar pe unul?
Dacă sunt self-employed, care este business base-ul meu real?
Dacă sunt subcontractor CIS, am dovezi că lucrez pe mai multe șantiere?
Dacă sunt prin umbrella/agency, se aplică regulile employment intermediaries?
Am mileage log și documente clare?
Dacă nu poți răspunde clar la aceste întrebări, claim-ul trebuie analizat înainte să fie inclus în Tax Return sau în accounts.
25. Cele mai frecvente greșeli
Greșeala 1: „Sunt CIS, deci pot deduce automat drumul”
Fals. CIS este un sistem fiscal de deducere la sursă, nu o aprobare automată pentru travel expenses.
Greșeala 2: „Primele 24 de luni sunt mereu deductibile”
Fals. Dacă de la început se știe că vei lucra peste 24 de luni la același workplace și peste 40% din timp acolo, locul poate fi permanent de la început.
Greșeala 3: „Lucrez de acasă, deci orice drum este business travel”
Fals. HMRC spune că homeworking nu transformă automat travel-ul către permanent workplace într-un cost deductibil.
Greșeala 4: „Am scule în mașină, deci drumul este business”
Nu neapărat. Faptul că transporți tools poate ajuta în unele situații, dar nu schimbă automat natura călătoriei.
Greșeala 5: „Dacă am receipt de fuel, pot claim-ui tot”
Nu. Trebuie să dovedești că miles au fost business miles și că journey-ul este eligibil.
Greșeala 6: „Dacă contractorul m-a trimis acolo, sigur e temporary”
Nu întotdeauna. Trebuie analizată durata, așteptarea, regularitatea și procentul timpului lucrat acolo.
Greșeala 7: „Pot deduce lunch-ul zilnic pe șantier”
Nu automat. Subsistence urmează, de regulă, natura travel-ului. Dacă travel-ul este ordinary commuting, și lunch-ul obișnuit poate fi refuzat.
Greșeala 8: „Am schimbat contractul, deci regula se resetează”
Nu neapărat. HMRC se uită la realitatea faptelor, nu doar la documente. Dacă lucrezi în același loc, pentru același proiect sau aceeași zonă, schimbarea formală a contractului poate să nu fie suficientă.
26. Exemple practice
Exemplul 1: electrician PAYE trimis pe șantier timp de 6 luni
Andrei este angajat PAYE la o firmă de instalații electrice. Locul permanent de muncă este sediul firmei, dar este trimis pe un șantier pentru 6 luni.
Dacă site-ul este temporary workplace, travel-ul de acasă până la șantier poate fi deductibil sau poate fi rambursat tax-free de angajator, în limitele regulilor.
Exemplul 2: site manager trimis pe proiect de 30 de luni
Maria este employee și este trimisă full-time pe un site pentru 30 de luni.
Pentru că se știe de la început că va sta peste 24 de luni și va petrece peste 40% din timpul de lucru acolo, site-ul poate fi permanent workplace. Travel-ul de acasă până la site nu este deductibil.
Exemplul 3: proiect inițial de 18 luni, prelungit la 28 de luni
George este trimis la un workplace pentru 18 luni. După 10 luni, proiectul se prelungește la 28 de luni.
Travel relief poate fi disponibil pentru primele 10 luni, cât timp așteptarea era sub 24 de luni. Din momentul în care așteptarea se schimbă și perioada depășește 24 de luni, relief-ul se poate opri.
Exemplul 4: CIS subcontractor pe trei site-uri diferite
Ion este self-employed CIS și lucrează pe trei șantiere diferite în același tax year.
Dacă nu are un business base separat și activitatea lui implică deplasări la mai multe site-uri, travel-ul de acasă către acele site-uri poate fi, în mod normal, deductibil, dacă este susținut cu documente.
Exemplul 5: CIS subcontractor pe același site tot anul
Vasile este self-employed CIS și lucrează pe același șantier aproape tot anul, 5 zile pe săptămână.
Există risc ca acel site să fie considerat business base. Dacă da, drumul de acasă până acolo poate fi refuzat.
Exemplul 6: director LTD care merge la mai mulți clienți
Daniel are o Limited Company și merge la mai mulți clienți și site-uri în timpul anului. Nu are un workplace permanent la client. Fiecare proiect este limitat.
În acest caz, mileage-ul către client sites poate fi deductibil, dacă fiecare journey este business travel și documentele sunt clare.
Exemplul 7: umbrella worker pe același site
Un worker lucrează prin umbrella company pe un site al clientului. În multe situații, regulile employment intermediaries pot limita tax relief-ul pentru travel and subsistence de acasă până la site.
Poziția trebuie verificată în funcție de contract, status și supervision, direction or control.
27. Cum ar trebui firmele LTD să gestioneze travel claims?
Pentru o Limited Company, este important să existe o politică simplă și clară.
Fiecare claim ar trebui să includă:
numele persoanei;
data călătoriei;
motivul călătoriei;
plecare și destinație;
postcode;
număr de miles;
vehicul folosit;
client/project;
dacă site-ul este temporary workplace;
rata mileage folosită;
semnătura sau aprobarea directorului;
documente justificative.
Pentru directors, este recomandat ca mileage claims să fie făcute regulat, nu reconstruite aproximativ la final de an.
Un mileage log făcut corect lunar este mult mai bun decât o estimare făcută după 12 luni. Aprobarea și stocarea digitală a mileage log-ului, prin aplicații dedicate, simplifică radical acest proces.
28. Cum poate ajuta un contabil?
Un contabil poate ajuta cu:
verificarea statutului: employee, director, CIS, self-employed;
analiza temporary workplace vs permanent workplace;
aplicarea regulii de 24 de luni;
verificarea pragului de 40%;
calcularea mileage claim-ului;
pregătirea unui template de mileage log;
separarea travel-ului deductibil de ordinary commuting;
verificarea treatment-ului pentru LTD;
înregistrarea corectă în bookkeeping;
Self Assessment pentru CIS subcontractors;
accounts și CT600 pentru Limited Companies;
evitarea claim-urilor riscante.
Un contabil nu poate transforma o cheltuială personală într-o cheltuială deductibilă, dar poate ajuta să identifici ce este corect, ce este riscant și ce documente trebuie păstrate.
29. Concluzie
Întrebarea „Pot să deduc drumul de acasă până la șantier?” pare simplă, dar răspunsul depinde de fapte.
Pentru employees și directors, cheia este diferența dintre permanent workplace și temporary workplace.
Pentru self-employed și CIS subcontractors, cheia este dacă drumul este business travel sau home-to-work travel și dacă persoana lucrează la mai multe site-uri sau, în realitate, la un singur business base.
Regula de 24 de luni nu este o aprobare automată pentru primele 24 de luni. Dacă de la început se știe că vei lucra peste 24 de luni la același loc și peste 40% din timpul tău de muncă va fi acolo, acel loc poate fi permanent workplace de la început.
În schimb, dacă mergi temporar la un șantier, pentru o perioadă limitată, iar documentele susțin acest lucru, travel-ul poate fi deductibil.
Regula de aur este:
Nu claim-ui automat. Verifică statutul, durata proiectului, procentul de timp, natura workplace-ului și păstrează documente clare.
Ai nevoie de ajutor cu travel expenses, CIS sau Limited Company accounts?
La DCTaxAgent, oferim suport pentru self-employed, subcontractori CIS, directori de LTD și small businesses din UK.
Te putem ajuta cu:
Self Assessment Tax Returns;
CIS Tax Returns;
CIS refund claims;
Limited Company Accounts;
Corporation Tax — CT600;
bookkeeping;
payroll;
VAT Returns;
travel expenses review;
mileage claims;
Director’s Loan Account;
salary and dividend planning;
organizarea documentelor pentru HMRC.
Dacă nu ești sigur dacă poți deduce drumul de acasă până la șantier, este mai bine să verifici înainte să incluzi cheltuiala în Tax Return sau în company accounts.
Phone / WhatsApp: 07587 532646
Email: contact@dctaxagent.co.uk
Website: www.dctaxagent.co.uk
Disclaimer
Acest articol are scop informativ și educațional și nu reprezintă consultanță fiscală personalizată, consultanță juridică sau advice privind employment status.
Regulile privind travel expenses, mileage, CIS, Self Assessment, Limited Companies, employees, directors, temporary workplace, permanent workplace, employment intermediaries și regula de 24 de luni pot varia în funcție de circumstanțele exacte.
DCTaxAgent nu își asumă responsabilitatea pentru decizii luate exclusiv pe baza acestui articol fără consultanță personalizată.
Pentru o analiză corectă, discută cu un accountant sau tax adviser.