Pot să-mi trec chiria, mâncarea de la prânz și hainele pe cheltuieli de business?

Ghid complet pentru Self-Employed, subcontractori CIS și directori de Limited Company în UK

Actualizat: Iunie 2026

Una dintre cele mai frecvente întrebări pe care le au românii care lucrează în UK ca self-employed, subcontractori CIS sau directori de Limited Company este:

„Dacă folosesc ceva pentru muncă, pot să îl trec pe cheltuieli?”

La prima vedere, răspunsul pare simplu. Dacă ai nevoie de acel lucru ca să muncești, ar trebui să fie deductibil, nu?

În realitate, regulile HMRC sunt mult mai stricte. Multe cheltuieli care par „de business” la prima vedere pot fi considerate personale. Dacă sunt incluse greșit în contabilitate, pot duce la taxe suplimentare, dobânzi, penalități sau chiar un control HMRC.

În acest articol analizăm trei dintre cele mai discutate categorii de cheltuieli:

• chiria sau costurile locuinței;

• mâncarea de la prânz;

• hainele, uniformele și echipamentele de lucru.

Vom explica ce se poate deduce, ce nu se poate deduce și unde apar cele mai mari riscuri pentru Self Assessment, CIS și Limited Companies.

Regula de bază: „Wholly and Exclusively”

Regula principală folosită de HMRC este că o cheltuială trebuie să fie făcută:

„wholly and exclusively for the purposes of the trade”

Adică, în termeni simpli:

cheltuiala trebuie să fie făcută integral și exclusiv pentru activitatea de business.

Dacă există un scop personal important, HMRC poate refuza deducerea.

Totuși, există situații în care o cheltuială are atât utilizare personală, cât și utilizare de business, iar partea de business poate fi calculată rezonabil.

De exemplu, dacă lucrezi de acasă, nu poți deduce toată chiria, dar poți deduce o parte rezonabilă din anumite costuri ale locuinței.

Întrebarea practică pe care ar trebui să ți-o pui este:

„Aș fi făcut această cheltuială dacă nu aveam afacerea?”

Dacă răspunsul este „da”, trebuie analizat cu mare atenție dacă există într-adevăr o parte deductibilă.

1. Pot să-mi trec chiria pe cheltuieli?

Răspunsul scurt este:

Da, dar doar parțial și doar dacă lucrezi de acasă în mod real pentru business.

Nu poți trece toată chiria locuinței pe firmă sau pe Self Assessment doar pentru că ești self-employed sau director de Limited Company.

HMRC acceptă, în anumite condiții, o parte rezonabilă din costurile locuinței atunci când locuința este folosită și pentru activitatea de business.

Dacă ești Self-Employed sau Sole Trader

Dacă ești self-employed, sole trader sau subcontractor CIS și lucrezi de acasă pentru activitatea ta, poți calcula o parte din costurile locuinței ca business expense.

Exemple de activități desfășurate de acasă:

• emiți facturi;

• ții evidența lucrărilor;

• răspunzi la emailuri și mesaje de la clienți;

• pregătești oferte;

• faci programări;

• ții contabilitatea;

• folosești o cameră ca birou sau spațiu administrativ;

• depozitezi documente, echipamente sau materiale mici.

Costurile care pot fi analizate pentru o deducere parțială includ:

• chiria;

• electricitatea;

• gazul;

• Council Tax;

• apa;

• internetul;

• telefonul;

• asigurarea locuinței, dacă există o componentă relevantă;

• unele reparații, dacă sunt legate de zona folosită pentru business.

Important: trebuie să folosești o metodă rezonabilă de calcul.

Exemplu practic: Self-Employed care lucrează de acasă

Să presupunem că locuiești într-o casă cu 5 camere și folosești o cameră ca birou pentru activitatea de business.

Dacă o cameră din 5 este folosită pentru business, procentul de bază ar fi:

1 cameră ÷ 5 camere = 20%

Dar trebuie să ții cont și de timp.

Dacă acea cameră este folosită ca birou doar 50% din timp, procentul deductibil ar putea fi:

20% × 50% = 10%

Dacă factura de electricitate este £200 pe lună, partea de business ar putea fi:

£200 × 10% = £20 deductibil

Aceeași logică poate fi aplicată și pentru alte costuri relevante.

Atenție la folosirea exclusivă a unei camere

Dacă folosești o cameră exclusiv pentru business, fără nicio utilizare personală, pot apărea alte implicații fiscale sau practice.

Printre acestea se pot număra:

• posibile discuții privind Capital Gains Tax la vânzarea locuinței;

• posibile întrebări legate de Business Rates;

• posibile probleme cu contractul de închiriere;

• posibile probleme cu asigurarea locuinței;

• posibile restricții impuse de landlord sau mortgage provider.

Din acest motiv, în practică, mulți contribuabili folosesc camera și personal într-o anumită măsură, de exemplu ca birou în timpul zilei și cameră normală în restul timpului.

Metoda simplificată pentru Self-Employed: Simplified Expenses

Pentru persoanele self-employed, HMRC permite și o metodă simplificată pentru lucrul de acasă.

Aceasta este utilă dacă nu vrei să calculezi exact proporția de business din facturi.

Baremul HMRC pentru lucrul de acasă este:

Dacă lucrezi între 25 și 50 de ore pe lună de acasă, poți deduce £10 pe lună.

Dacă lucrezi între 51 și 100 de ore pe lună de acasă, poți deduce £18 pe lună.

Dacă lucrezi 101 ore sau mai mult pe lună de acasă, poți deduce £26 pe lună.

Această metodă se aplică persoanelor self-employed, sole traders și parteneriatelor.

Important: această sumă simplificată nu include telefonul și internetul. Pentru acestea, poți calcula separat proporția de business, dacă există utilizare reală pentru activitatea ta.

Dacă ai Limited Company

Aici regulile sunt diferite.

Un director de Limited Company nu este tratat la fel ca un sole trader. Compania este o persoană juridică separată, iar directorul este, în mod normal, angajat sau office holder al companiei.

De aceea, nu este corect să spui simplu:

„Am Limited Company, deci trec o parte din chiria casei pe firmă.”

Pentru Limited Company există, în general, trei variante.

Varianta 1: Homeworking Allowance

Compania poate plăti directorului sau angajatului o sumă fixă pentru lucrul regulat de acasă.

Rata standard este:

£6 pe săptămână

sau

£26 pe lună pentru angajații plătiți lunar

Această sumă poate fi plătită fără ca directorul sau angajatul să justifice fiecare factură, atâta timp cât există un aranjament real de lucru de acasă și suma acoperă costuri suplimentare rezonabile.

Pentru multe companii mici, aceasta este varianta cea mai simplă și cea mai curată.

Atenție: nu confunda plata făcută de companie către director sau angajat cu o cerere personală de tax relief direct la HMRC. Regulile pentru homeworking claims ale angajaților au fost schimbate, iar din 2026/27 trebuie analizată cu atenție eligibilitatea.

Pentru o companie mică, varianta mai curată este ca firma să plătească direct o sumă corectă, documentată și permisă, dacă există un aranjament real de lucru de acasă.

Varianta 2: Costuri efective

Compania poate rambursa costuri efective suplimentare suportate pentru lucrul de acasă, dar trebuie să existe dovezi clare.

De exemplu, pot fi analizate:

• costuri suplimentare cu electricitatea;

• costuri suplimentare cu încălzirea;

• costuri suplimentare legate direct de activitatea de business.

Atenție: nu este suficient să spui:

„Plătesc chirie, deci firma îmi rambursează chiria.”

Trebuie demonstrat ce cost suplimentar a apărut pentru companie.

Varianta 3: Contract de închiriere între director și companie

O altă variantă este ca directorul să închirieze o parte din locuință către companie printr-un contract formal.

Această variantă poate permite companiei să deducă o sumă mai mare decât £6 pe săptămână, dar vine cu mai multe riscuri și obligații.

Trebuie analizate următoarele:

• trebuie să existe un contract de închiriere sau licence agreement;

• chiria trebuie să fie rezonabilă și justificată;

• directorul poate trebui să declare venitul din chirie personal;

• trebuie analizate costurile deductibile împotriva acelui venit;

• pot apărea implicații de Capital Gains Tax dacă o parte din locuință este folosită exclusiv pentru business;

• pot exista implicații privind mortgage, lease, landlord, asigurare sau Business Rates.

Pentru companiile mici, această variantă trebuie folosită cu atenție și doar după analiză profesională.

2. Pot să-mi trec mâncarea de la prânz pe cheltuieli?

Aceasta este una dintre cele mai mari zone de confuzie.

Răspunsul scurt este:

În majoritatea cazurilor, nu.

Mâncarea zilnică de la prânz este, de regulă, considerată o cheltuială personală.

Exemplu: subcontractor CIS pe șantier

Ești subcontractor CIS și lucrezi pe șantier.

La prânz mergi la Tesco, Lidl, Greggs sau McDonald’s și cumperi:

• sandwich;

• cafea;

• apă;

• meal deal;

• mâncare caldă;

• snacks.

În majoritatea cazurilor, aceste cheltuieli nu sunt deductibile.

De ce?

Pentru că HMRC consideră că ai nevoie să mănânci indiferent dacă lucrezi sau nu. Mâncarea zilnică este o nevoie personală normală, nu o cheltuială exclusivă de business.

„Dar sunt la muncă, nu acasă”

Acesta este argumentul cel mai des întâlnit.

Problema este că faptul că mănânci în timpul programului de lucru nu transformă automat mâncarea într-o cheltuială de business.

Dacă mergi în fiecare zi la aceeași zonă, același șantier, aceeași rută sau același tip de muncă obișnuită, HMRC poate considera că masa de prânz este o cheltuială personală normală.

Când poate fi mâncarea deductibilă pentru Self-Employed?

Mâncarea poate fi deductibilă în anumite situații de business travel, în special când există o deplasare reală în interes de business.

Exemple:

• călătorești într-un alt oraș pentru o lucrare;

• stai peste noapte pentru o lucrare;

• mergi la o conferință sau training direct legat de activitatea ta;

• faci o deplasare temporară care nu face parte din rutina ta normală;

• ai costuri de masă legate de cazare sau deplasare de business.

Exemplu:

Locuiești în Londra și ai o lucrare de 3 zile în Manchester. Stai la hotel și cumperi mâncare pe durata deplasării.

În această situație, costurile rezonabile pentru masă pot fi justificate ca parte din deplasarea de business.

Pentru Limited Company: directorul poate deconta masa?

Da, dar nu automat.

Un director de Limited Company poate fi tratat ca angajat al companiei. Dacă directorul călătorește în interes de business, compania poate rambursa costuri rezonabile de travel and subsistence, inclusiv mâncare, în anumite condiții.

Dar trebuie să existe o deplasare reală de business.

Exemple acceptabile:

• directorul merge la o întâlnire cu un client într-un alt oraș;

• directorul merge la un eveniment de business;

• directorul lucrează temporar într-o locație diferită;

• directorul stă peste noapte pentru activitatea companiei.

Exemple riscante:

• directorul cumpără prânzul zilnic lângă biroul obișnuit;

• directorul folosește cardul firmei pentru cafea și mâncare în fiecare zi;

• directorul plătește mesele personale ale familiei din contul firmei;

• directorul trece supermarketul ca business expense fără explicații clare.

Dacă masa nu respectă regulile, poate deveni cheltuială personală, director’s loan, salary, dividend sau Benefit in Kind.

Dar mesele cu clienții?

Aici este o altă capcană.

Mesele cu clienții sunt, în multe cazuri, considerate business entertainment.

Chiar dacă întâlnirea este reală și discuți despre business, costul mesei cu clientul este de obicei nedeductibil fiscal.

În contabilitate poate fi înregistrat ca business entertaining, dar la calculul taxei poate fi adăugat înapoi și să nu reducă profitul taxabil.

Exemplu:

Ai o întâlnire cu un client și plătești masa la restaurant: £180.

Poate fi o cheltuială reală de business din punct de vedere comercial, dar nu înseamnă automat că este deductibilă fiscal.

3. Pot să-mi trec hainele pe cheltuieli?

Răspunsul scurt este:

Hainele obișnuite nu sunt deductibile, chiar dacă le porți doar la muncă.

HMRC face diferența între:

• haine normale;

• uniforme;

• echipamente de protecție;

• costume speciale pentru anumite profesii.

Ce NU este deductibil?

În general, nu poți deduce:

• jeans;

• tricouri normale;

• hanorace;

• adidași;

• jachete obișnuite;

• pantaloni normali;

• cămăși;

• costume business;

• paltoane;

• haine smart casual.

Acest lucru se aplică inclusiv dacă spui:

„Le port doar la muncă.”

Motivul este simplu: aceste haine pot fi purtate și în viața personală. Au un scop dual: business și personal.

Exemplul clasic: costumul business

Un consultant, contabil, agent imobiliar sau director poate spune:

„Am nevoie de costum pentru întâlniri cu clienții.”

Totuși, un costum normal nu este deductibil, deoarece poate fi purtat și în afara muncii.

Chiar dacă imaginea profesională este importantă pentru business, HMRC nu tratează costumul normal ca uniformă sau echipament de protecție.

Ce haine pot fi deductibile?

În general, pot fi deductibile anumite categorii clare de haine sau echipamente.

1. Uniformele

Exemple:

• tricouri cu logo-ul firmei;

• jachete cu logo-ul firmei;

• uniforme specifice unei ocupații;

• haine care identifică clar rolul profesional.

Pentru a fi mai ușor de justificat, logo-ul trebuie să fie vizibil și permanent, nu doar o etichetă mică sau detașabilă.

2. Echipamentele de protecție

Exemple:

• bocanci cu protecție;

• cască;

• vestă Hi-Vis;

• mănuși de protecție;

• ochelari de protecție;

• genunchiere;

• combinezoane;

• echipamente de siguranță necesare pe șantier.

Acestea sunt, de obicei, deductibile deoarece sunt necesare pentru siguranța la locul de muncă și nu sunt haine normale de zi cu zi.

3. Costume speciale

Pentru anumite profesii, cum ar fi actori, entertaineri sau artiști, costumele speciale pot fi deductibile dacă sunt folosite pentru activitatea profesională.

Exemplu practic: ce acceptă HMRC și ce nu

Exemple care pot fi acceptate:

• bocanci de protecție: £120;

• cască de protecție: £40;

• vestă Hi-Vis: £15;

• mănuși de protecție: £20.

Total potențial deductibil: £195.

Exemple riscante sau neacceptate:

• jeans: £80;

• hanorac normal: £60;

• adidași: £100;

• geacă obișnuită: £120.

Total deductibil: probabil £0.

Self-Employed vs Limited Company: diferențe importante

Regulile nu sunt identice pentru Self-Employed și Limited Company.

Pentru Self-Employed / Sole Trader, chiria locuinței poate fi parțial deductibilă dacă lucrezi de acasă și folosești o metodă rezonabilă.

Pentru Limited Company, chiria nu se trece simplu pe firmă. De regulă, se folosește Homeworking Allowance de £6 pe săptămână, costuri efective sau un contract formal între director și companie.

Pentru Self-Employed, Simplified Expenses pot fi folosite pentru lucrul de acasă:

• £10 pe lună pentru 25–50 ore lucrate de acasă;

• £18 pe lună pentru 51–100 ore lucrate de acasă;

• £26 pe lună pentru 101+ ore lucrate de acasă.

Pentru Limited Company, aceste Simplified Expenses nu se aplică în aceeași formă.

Pentru Homeworking Allowance, regula este următoarea:

• la Self-Employed nu se aplică în aceeași formă; se folosesc Simplified Expenses sau costuri reale;

• la Limited Company, compania poate plăti £6 pe săptămână sau £26 pe lună pentru angajați/directori care lucrează regulat de acasă.

Pentru prânzul zilnic, regula generală este simplă:

• la Self-Employed, de obicei nu este deductibil;

• la Limited Company, de obicei nu este deductibil dacă este prânzul obișnuit.

Pentru mâncare în deplasare, tratamentul poate fi diferit:

• la Self-Employed, poate fi deductibilă în anumite deplasări reale de business;

• la Limited Company, poate fi rambursată în anumite situații de travel and subsistence.

Pentru haine normale, regula este aceeași:

• la Self-Employed: nu;

• la Limited Company: nu.

Pentru uniformă sau PPE, regula este de obicei favorabilă:

• la Self-Employed: da, dacă este pentru business;

• la Limited Company: da, dacă este pentru business și justificată.

Pentru mese cu clienții, trebuie atenție:

• la Self-Employed, de obicei sunt business entertaining și nedeductibile fiscal;

• la Limited Company, de obicei sunt business entertaining și nedeductibile fiscal.

Notă importantă: tratamentul fiscal poate fi diferit în funcție de forma juridică: Self-Employed/Sole Trader, Partnership sau Limited Company.

O cheltuială permisă într-o situație poate avea alt tratament fiscal în altă structură, mai ales când apar VAT, Benefit in Kind, Director’s Loan Account, payroll sau reguli de Corporation Tax.

Ce se întâmplă dacă plătești cheltuieli personale cu cardul firmei?

Pentru Limited Company, aceasta este o problemă foarte importantă.

Dacă folosești cardul companiei pentru cheltuieli personale, aceste sume nu devin automat business expenses.

Exemple de cheltuieli personale riscante:

• mâncare personală;

• cumpărături de supermarket;

• haine personale;

• vacanțe;

• mese cu familia;

• chirie personală fără justificare;

• abonamente personale.

Aceste sume pot fi tratate ca:

• director’s loan;

• salary;

• dividend;

• Benefit in Kind;

• cheltuială nedeductibilă;

• sumă de rambursat către companie.

Dacă director’s loan account devine overdrawn și nu este rambursat la timp, pot apărea consecințe fiscale suplimentare pentru companie și director.

Ce verifică HMRC într-un control?

În cazul unui control, HMRC poate cere documente și explicații pentru cheltuielile incluse.

HMRC poate solicita:

• facturi;

• chitanțe;

• extrase bancare;

• explicații pentru fiecare cheltuială;

• metoda de calcul pentru folosirea locuinței;

• dovada că deplasarea a fost de business;

• contracte;

• emailuri;

• agende;

• poze ale echipamentului;

• documente care arată că uniforma sau PPE-ul au fost necesare.

HMRC nu verifică doar dacă ai o chitanță. Verifică și scopul cheltuielii.

O chitanță de la Tesco nu dovedește automat că masa este deductibilă.

O factură pentru haine nu dovedește automat că hainele sunt uniforme.

O plată către landlord nu dovedește automat că chiria este cheltuială de business.

Cât timp trebuie păstrate documentele?

Dacă ești self-employed, trebuie să păstrezi documentele pentru cel puțin 5 ani după termenul limită de depunere a Self Assessment-ului relevant.

Dacă ai Limited Company, compania trebuie, în general, să păstreze documentele contabile timp de 6 ani de la finalul anului financiar la care se referă.

Recomandare practică:

• păstrează facturile digital;

• fă poze la chitanțe imediat;

• atașează documentele în software-ul de contabilitate;

• notează scopul cheltuielii;

• evită plățile mixte personal/business;

• folosește un cont separat pentru business.

Ce se întâmplă cu VAT?

Dacă ești înregistrat la VAT, regula devine și mai sensibilă.

Nu poți recupera VAT doar pentru că ai plătit ceva cu cardul firmei.

Pentru a recupera VAT, trebuie să existe:

• o factură validă de VAT;

• o cheltuială de business;

• o legătură clară cu activitatea taxabilă;

• o proporție corectă dacă există utilizare mixtă.

Exemple practice:

VAT pe echipament PPE folosit pentru business
Poate fi recuperabil, dacă ai factură validă.

VAT pe haine normale
În general, nu.

VAT pe masa personală de prânz
În general, nu.

VAT pe business entertainment
De obicei este foarte riscant și adesea blocat.

Dacă o cheltuială este personală sau nedeductibilă, nu înseamnă că poți recupera VAT-ul aferent.

Cele mai frecvente greșeli făcute de românii din UK

Greșeala 1: Trecerea tuturor cumpărăturilor de supermarket pe firmă

Aceasta este una dintre cele mai rapide metode de a atrage întrebări de la HMRC.

Dacă pe extras apar plăți frecvente la Tesco, Lidl, Asda, Sainsbury’s sau Costco, HMRC poate întreba ce legătură au acele cumpărături cu businessul.

Greșeala 2: Deducerea integrală a chiriei locuinței

Faptul că lucrezi de acasă nu înseamnă că toată locuința devine business expense.

Trebuie calculată o proporție rezonabilă.

Greșeala 3: Trecerea hainelor normale ca uniformă

Un hanorac normal nu devine uniformă doar pentru că îl porți pe șantier.

O pereche de jeans nu devine echipament de protecție doar pentru că o porți la muncă.

Greșeala 4: Folosirea cardului firmei ca pe un card personal

Pentru Limited Company, firma este separată de director.

Banii firmei nu sunt automat banii directorului.

Greșeala 5: Lipsa explicațiilor

Chiar dacă o cheltuială este validă, lipsa documentelor și explicațiilor o poate face greu de apărat.

Nu este suficient să ai o poză cu o chitanță. Trebuie să poți explica de ce acea cheltuială a fost necesară pentru business.

Ghid rapid: deductibil sau nu?

Chirie locuință

Poate fi deductibilă parțial, dar doar partea rezonabilă de business.

Toată chiria locuinței

În general, nu. Este prea mult risc dacă locuiești acolo.

Electricitate și gaz

Pot fi deductibile parțial dacă lucrezi de acasă și calculezi corect proporția de business.

Internet

Poate fi deductibil parțial, doar pentru proporția de business.

Telefon mobil

Poate fi deductibil parțial sau integral, în funcție de utilizare și structură.

Prânz zilnic la Tesco

De obicei nu este deductibil. Este considerat cheltuială personală.

Mâncare în deplasare overnight

Poate fi deductibilă uneori, dacă este business travel real.

Cafea zilnică

De obicei nu este deductibilă. Este risc mare dacă este o rutină personală.

Masă cu clientul

De obicei nu este deductibilă fiscal, deoarece intră la business entertainment.

Bocanci de protecție

De obicei da. Sunt considerați PPE.

Cască și vestă Hi-Vis

De obicei da. Sunt echipamente de protecție.

Jeans și hanorac normal

Nu. Sunt haine obișnuite.

Tricou cu logo permanent

De obicei da, dacă este uniformă reală.

Costum business

Nu, chiar dacă îl porți la întâlniri.

Laptop pentru business

Da, dar trebuie atenție la utilizarea personală.

Software de contabilitate

Da, dacă este folosit pentru business.

Accountancy fees

Da, dacă sunt pentru business.

Mileage cu mașina personală

Da, pentru business miles.

Pentru cars and vans, rata HMRC pentru 2026/27 este:

• 55p pe milă pentru primele 10,000 business miles;

• 25p pe milă după 10,000 business miles.

Company car

Depinde. Regulile sunt diferite și pot include Benefit in Kind, fuel benefit și advisory fuel rates.

Notă: acest ghid rapid este orientativ. O cheltuială poate avea tratament diferit în funcție de forma juridică, utilizare personală, documente, VAT, payroll, Benefit in Kind sau Director’s Loan Account.

Întrebări frecvente

Pot să trec internetul pe cheltuieli?

Da, dar de obicei doar parțial, dacă internetul este folosit și personal.

Dacă 60% din utilizare este personală și 40% este business, doar partea de business ar trebui inclusă.

Pentru Limited Company, trebuie analizat dacă factura este pe numele companiei sau pe numele personal și care este utilizarea reală.

Pot să trec telefonul mobil pe cheltuieli?

Da, dar depinde de situație.

Dacă telefonul este folosit exclusiv pentru business, poziția este mai simplă.

Dacă este folosit și personal, trebuie făcută o împărțire rezonabilă.

Pentru Limited Company, contractele de telefonie pot avea tratamente diferite în funcție de cine este titularul contractului și câte telefoane sunt oferite.

Pot să trec cafeaua zilnică pe business?

În general, nu.

Cafeaua zilnică luată în drum spre muncă sau în pauză este, de regulă, o cheltuială personală.

Poate exista tratament diferit pentru cafea/ceai oferite angajaților la birou sau pentru anumite situații de business meeting, dar cafeaua personală zilnică este foarte riscantă.

Pot să trec hainele de muncă dacă sunt murdare de șantier?

Nu automat.

Dacă sunt haine normale, cum ar fi jeans, tricouri sau hanorace, acestea rămân haine obișnuite.

Dacă sunt echipamente de protecție sau uniformă clar identificabilă, atunci pot fi deductibile.

Pot să trec sala de fitness pe firmă?

De obicei, nu.

Chiar dacă sănătatea ta te ajută să muncești mai bine, abonamentul la sală are un beneficiu personal clar.

În unele situații speciale pot exista programe pentru angajați sau beneficii impozabile, dar pentru majoritatea contractorilor și directorilor de firme mici, gym membership este o cheltuială personală sau un Benefit in Kind.

Pot să trec mașina personală pe business?

Da, poți deduce costuri legate de utilizarea de business, dar nu automat toate costurile mașinii.

Pentru Self-Employed/Sole Trader, poți folosi fie metoda costurilor efective cu proporție business, fie metoda mileage.

Pentru anul fiscal 2026/27, rata HMRC pentru cars and vans este:

• 55p pe milă pentru primele 10,000 business miles;

• 25p pe milă după 10,000 business miles.

Pentru motociclete, rata este:

• 24p pe milă.

Pentru biciclete, rata este:

• 20p pe milă.

Atenție: nu poți folosi simplified mileage pentru un vehicul pentru care ai revendicat deja capital allowances sau pentru care ai inclus deja costurile reale în calculul profitului.

Trebuie să alegi o metodă corectă și să o aplici consecvent.

Pentru Limited Company, dacă directorul sau angajatul folosește mașina personală pentru deplasări de business, compania poate rambursa mileage allowance conform ratelor aprobate HMRC.

Dacă vorbim despre o mașină a companiei, regulile sunt diferite. În acel caz trebuie analizate:

• Benefit in Kind;

• fuel benefit;

• P11D;

• payroll;

• advisory fuel rates;

• utilizarea personală;

• tipul mașinii;

• emisiile CO2;

• dacă mașina este electrică, hybrid sau petrol/diesel.

Nu trebuie confundată rata de 55p/milă pentru mașina personală cu regulile pentru o mașină de firmă.

Test simplu înainte să treci o cheltuială

Înainte să incluzi o cheltuială în contabilitate, întreabă-te:

1. Este cheltuiala făcută pentru business?

2. Există și beneficiu personal?

3. Pot separa clar partea de business?

4. Am factură sau chitanță?

5. Pot explica cheltuiala dacă HMRC întreabă?

6. Este plătită din contul corect?

7. Este tratată corect pentru VAT?

8. Este tratată corect pentru director, payroll sau Benefit in Kind?

9. Am aplicat regula potrivită pentru Self-Employed sau Limited Company?

10. Am păstrat documente suficiente pentru a susține poziția fiscală?

Dacă nu poți răspunde clar la aceste întrebări, cheltuiala trebuie verificată înainte de a fi inclusă.

Concluzie

Chiria, mâncarea și hainele sunt trei dintre cele mai frecvente zone în care contribuabilii fac greșeli.

Chiria poate fi parțial deductibilă dacă lucrezi de acasă, dar trebuie calculată rezonabil. Pentru Self-Employed se pot folosi costuri reale sau Simplified Expenses. Pentru Limited Company, cea mai simplă variantă este de obicei Homeworking Allowance de £6 pe săptămână, dar pot exista și alte opțiuni dacă sunt documentate corect.

Mâncarea de la prânz este, în majoritatea cazurilor, o cheltuială personală. Poate fi deductibilă doar în anumite situații de business travel, nu pentru prânzul zilnic obișnuit.

Hainele normale nu sunt deductibile, chiar dacă le porți la muncă. Uniformele, hainele cu logo vizibil și echipamentele de protecție pot fi deductibile dacă sunt necesare pentru activitatea ta.

Mașina personală poate fi decontată pentru business miles, dar trebuie folosite regulile corecte. Pentru 2026/27, cars and vans au rata de 55p/milă pentru primele 10,000 business miles, însă aceasta nu trebuie confundată cu regulile pentru company cars.

Regula de bază rămâne simplă:

Nu orice cheltuială plătită în timpul muncii este automat o cheltuială de business.

Dacă nu ești sigur, este mai bine să verifici înainte decât să explici ulterior în fața HMRC.

Ai cheltuieli și nu știi dacă sunt deductibile?

DCTaxAgent Ltd te poate ajuta să verifici corect cheltuielile, să eviți greșelile frecvente și să îți organizezi contabilitatea într-un mod clar și sigur.

Servicii pentru:

• Self-Employed;

• CIS Contractors;

• Limited Companies;

• Landlords;

• Start-Ups;

• Small Businesses;

• Directors.

DCTaxAgent Ltd
Accounting | Tax | Advisory

Telefon / WhatsApp: 07587 532646
Email: contact@dctaxagent.co.uk
Website: www.dctaxagent.co.uk

Disclaimer: Acest articol oferă informații generale și nu reprezintă consultanță fiscală personalizată. Tratamentul fiscal poate depinde de circumstanțele exacte ale fiecărei persoane sau companii.