Am primit scrisoare de la The Pensions Regulator. Ce trebuie să fac?
De ce o scrisoare de la The Pensions Regulator nu trebuie ignorată, chiar dacă firma este mică
Pentru multe firme mici din UK, o scrisoare de la The Pensions Regulator poate crea confuzie. Unii directori cred că este o greșeală. Alții o confundă cu HMRC. Unii o lasă deoparte pentru că firma „nu are angajați”, „are doar directori” sau „salariile sunt prea mici pentru contribuții la pensie”.
De cele mai multe ori, aceasta este abordarea greșită.
O scrisoare de la The Pensions Regulator, cunoscut pe scurt ca TPR, nu înseamnă automat că firma are contribuții de pensie de plătit. Totuși, în mod normal, înseamnă că firma trebuie să își verifice poziția și, unde este cazul, să acționeze. Acest lucru poate însemna confirmarea faptului că automatic enrolment duties nu se aplică, evaluarea staff-ului, setarea unei workplace pension scheme, trimiterea comunicărilor către lucrători, completarea unei Declaration of Compliance sau gestionarea procesului de re-enrolment.
Mesajul principal este simplu: nu ignora scrisoarea. Automatic enrolment este o zonă de compliance separată de payroll și de raportările RTI către HMRC. Chiar dacă payroll-ul este corect, obligațiile față de The Pensions Regulator pot exista separat.
Ce trebuie să verifici în primele 24–48 de ore
Înainte să presupui că scrisoarea nu se aplică, verifică atent detaliile. Primele 24–48 de ore sunt importante, deoarece multe probleme sunt mult mai ușor de rezolvat înainte ca termenul să expire.
Verifică:
-
numele companiei menționat pe scrisoare;
-
PAYE reference;
-
letter code;
-
duties start date;
-
termenul limită menționat în scrisoare;
-
dacă firma are sau a avut staff;
-
dacă firma are doar directori sau și employees/workers;
-
dacă cineva este plătit prin payroll;
-
dacă salariile pot declanșa automatic enrolment;
-
dacă scrisoarea se referă la prima Declaration of Compliance sau la re-enrolment / re-declaration.
Dacă nu ești sigur, nu lăsa scrisoarea până aproape de deadline. The Pensions Regulator tratează automatic enrolment ca o obligație legală. O scrisoare aparent simplă poate fi, de fapt, un termen de compliance.
Ce este automatic enrolment?
Automatic enrolment este sistemul prin care angajatorii din UK trebuie să înscrie automat anumiți lucrători într-o schemă de pensie la locul de muncă. Scopul este ca angajații să economisească pentru pensie prin contribuții ale angajatului, contribuții ale angajatorului și, în multe cazuri, tax relief.
În general, un worker trebuie înscris automat dacă:
-
este classed as a worker;
-
are între 22 de ani și State Pension age;
-
câștigă cel puțin £10,000 pe an;
-
lucrează în mod obișnuit în UK.
Pentru multe scheme de automatic enrolment, contribuțiile se calculează pe qualifying earnings între £6,240 și £50,270 pe an înainte de tax. Minimul legal standard este, în mod normal, 8% total, format din 3% contribuția angajatorului și 5% contribuția angajatului, deși regulile schemei pot cere contribuții mai mari.
Aici apare una dintre cele mai mari confuzii pentru firmele mici. Dacă nimeni nu trebuie înscris automat acum, nu înseamnă neapărat că firma nu are nimic de făcut. Firma poate avea obligații de assessment, comunicare, monitorizare și declarație.
Întrebarea corectă nu este doar:
„Am contribuții de pensie de plătit?”
Întrebarea corectă este:
„Ce automatic enrolment duties are firma mea în funcție de payroll, workers, directori, salarii și duties start date?”
De ce ai primit scrisoarea?
The Pensions Regulator trimite de obicei scrisori atunci când sistemele indică faptul că firma are sau ar putea avea obligații de employer. Acest lucru se poate întâmpla după deschiderea unei scheme PAYE, după depunerea payroll-ului, după angajarea personalului sau în apropierea unui termen de re-enrolment.
Scrisoarea poate avea legătură cu:
-
verificarea automatic enrolment duties;
-
alegerea unei pension scheme;
-
evaluarea staff-ului;
-
trimiterea comunicărilor către staff;
-
completarea Declaration of Compliance;
-
obligații ratate anterior;
-
re-enrolment și re-declaration după trei ani.
Pentru un employer care are staff ce trebuie pus într-o schemă de pensie, pașii principali sunt: alegerea schemei, evaluarea staff-ului, înscrierea persoanelor eligibile, comunicarea către staff și completarea Declaration of Compliance.
Termenele importante sunt, de regulă:
-
comunicarea către staff în termen de 6 săptămâni;
-
Declaration of Compliance în termen de 5 luni de la duties start date.
Aceasta este partea pe care multe firme mici o ratează. Payroll-ul trimis la HMRC prin RTI nu înlocuiește comunicările către staff și nu înlocuiește Declaration of Compliance către The Pensions Regulator.
Ce se întâmplă dacă firma nu are staff?
Aceasta este o situație frecventă pentru small limited companies.
Unele companii primesc scrisori de la TPR deși au un singur director și niciun angajat. Altele au mai mulți directori, dar fără employment contracts și fără alt staff. În astfel de cazuri, automatic enrolment duties pot să nu se aplice, dar scrisoarea trebuie totuși tratată corect.
În general, automatic enrolment duties nu se aplică în situații precum:
-
companie cu un singur director și fără alt staff;
-
mai mulți directori fără employment contracts și fără alt staff;
-
mai mulți directori, dar doar unul are employment contract și nu există alt staff.
Totuși, dacă ai primit o scrisoare și consideri că duties nu se aplică, poate fi necesar să informezi TPR că firma nu este employer. De obicei, pentru acest lucru vei avea nevoie de PAYE reference și letter code.
Această distincție este foarte importantă:
„Nu am staff eligibil” nu este același lucru cu „nu sunt employer.”
Dacă firma are pe cineva pe payroll, chiar dacă persoana nu îndeplinește criteriile pentru automatic enrolment, firma poate fi în continuare employer și poate avea obligații administrative.
Ce se întâmplă dacă ai staff, dar nu sunt eligibili pentru pensie încă?
Un alt caz frecvent este firma care are staff pe salarii mici. De exemplu, un director pe salariu redus, un angajat part-time sau un membru al familiei plătit prin payroll.
Într-o astfel de situație, firma poate să nu aibă în acel moment pe cineva care trebuie înscris automat într-o pension scheme. Dar asta nu înseamnă automat că nu există obligații.
De regulă, firma trebuie să:
-
verifice vârsta și veniturile staff-ului;
-
trimită comunicări către fiecare membru al staff-ului;
-
completeze Declaration of Compliance;
-
monitorizeze situația pentru viitor.
Aceasta este o capcană comună. O firmă poate spune:
„Nimeni nu câștigă suficient, deci nu am nimic de făcut.”
În realitate, este posibil să nu existe contribuții de pensie de plătit, dar să existe declarații, comunicări și monitorizare de făcut.
Ce se întâmplă dacă ai staff eligibil?
Dacă ai staff care îndeplinește criteriile pentru automatic enrolment, trebuie acționat rapid. În mod normal, employer-ul trebuie să aleagă o pension scheme potrivită, să evalueze workforce-ul, să înscrie persoanele eligibile, să calculeze contribuțiile, să trimită comunicările corecte și să completeze Declaration of Compliance.
Pașii sunt, de obicei:
-
alegi o qualifying pension scheme;
-
evaluezi fiecare worker;
-
înscrii staff-ul eligibil;
-
trimiți comunicările către fiecare membru al staff-ului;
-
calculezi și plătești contribuțiile;
-
trimiți Declaration of Compliance.
Pentru firme mici, pension setup-ul nu trebuie tratat ca o formalitate secundară. Schema trebuie să funcționeze corect cu payroll-ul, contribuțiile trebuie calculate corect, iar termenele de plată trebuie monitorizate.
Se poate amâna automatic enrolment?
În anumite situații, employer-ul poate folosi postponement. Aceasta înseamnă amânarea temporară a assessment-ului sau a automatic enrolment date. Poate fi utilă pentru alinierea pensiei cu payroll-ul lunar, pentru staff temporar sau pentru cazuri în care veniturile fluctuează.
Postponement nu elimină obligațiile. Doar amână momentul în care assessment-ul sau enrolment-ul trebuie făcut.
Employer-ul alege o deferral date, care poate fi, în general, până la 3 luni și o zi de la data relevantă. Worker-ul trebuie să primească o postponement notice care explică faptul că automatic enrolment a fost amânat, care este deferral date și ce drepturi are worker-ul.
Postponement poate fi util, dar trebuie făcut corect. Dacă notificarea nu este emisă corect sau dacă worker-ul îndeplinește criteriile la deferral date, employer-ul trebuie să acționeze conform regulilor. Nu este o metodă de a evita pension duties.
Ce este Declaration of Compliance?
Declaration of Compliance este declarația oficială către The Pensions Regulator prin care employer-ul confirmă cum și-a îndeplinit automatic enrolment duties.
Nu este același lucru cu payroll-ul.
Nu se trimite la HMRC.
Nu se completează automat prin RTI.
Pentru employers care au staff de înscris într-o schemă, termenul general pentru Declaration of Compliance este de 5 luni de la duties start date. Același termen poate fi relevant și pentru employers care nu au staff de înscris acum, dar au alte duties.
Aceasta este una dintre cele mai importante părți ale procesului. Chiar dacă salariile sunt corecte și nimeni nu trebuie înscris într-o pension scheme, employer-ul poate totuși să trebuiască să depună declarația. Dacă declarația lipsește, TPR poate considera firma non-compliant.
Ce documente trebuie păstrate?
Automatic enrolment nu înseamnă doar să faci lucrurile corect. Înseamnă și să poți demonstra că le-ai făcut corect.
În practică, o firmă mică ar trebui să păstreze:
-
scrisoarea primită de la The Pensions Regulator;
-
PAYE reference și letter code;
-
payroll records;
-
staff assessment records;
-
comunicările trimise către staff;
-
postponement notices, dacă au fost folosite;
-
detaliile pension scheme;
-
Employer Pension Scheme Reference;
-
dovada Declaration of Compliance sau Re-declaration;
-
opt-in, joining sau opt-out notices;
-
dovada că pension contributions au fost plătite.
Majoritatea documentelor de automatic enrolment trebuie păstrate, în general, minimum 6 ani, iar opt-out records minimum 4 ani.
Aceste documente pot fi importante dacă TPR cere explicații, dacă apare o dispută cu un worker sau dacă pension provider-ul raportează contribuții neplătite. Chiar dacă payroll-ul sau pension administration este externalizat către un accountant, bookkeeper sau payroll provider, responsabilitatea legală rămâne la employer.
Ce penalități pot apărea dacă nu acționezi la timp?
Riscul financiar este unul dintre principalele motive pentru care o scrisoare de la TPR nu trebuie ignorată.
Dacă employer-ul nu respectă automatic enrolment legal duties, pot apărea enforcement action, compliance notices și penalty notices. În plus, dacă firma a acționat târziu sau nu a plătit contribuțiile corecte, poate fi nevoie să plătească missed contributions, inclusiv backdating contributions până la data la care worker-ul ar fi trebuit să fie pus în schemă.
Penalitățile și consecințele pot include:
-
compliance notices;
-
unpaid contributions notices;
-
fixed penalty notices;
-
escalating penalty notices;
-
contribuții de pensie backdated;
-
legal proceedings pentru amenzi neplătite;
-
prosecution în cazuri grave.
Un fixed penalty notice este de £400. Dacă employer-ul continuă să nu respecte obligațiile, poate apărea un escalating penalty notice, cu penalități zilnice între £50 și £10,000, până când situația este remediată sau până când TPR oprește penalitatea.
În cazuri grave, nerespectarea intenționată a obligației de a înscrie staff eligibil într-o schemă de pensie sau furnizarea de informații false într-o declaration sau re-declaration poate avea consecințe mult mai serioase.
Important: plata unei amenzi nu rezolvă automat problema. Employer-ul trebuie în continuare să îndeplinească obligațiile legale, să completeze Declaration of Compliance și să corecteze situația.
Ce se întâmplă dacă ignori scrisoarea?
Ignorarea scrisorii este cea mai riscantă variantă.
În multe cazuri, soluția poate fi relativ simplă: verifici letter code-ul, confirmi poziția firmei, completezi Declaration of Compliance sau informezi TPR că firma nu este employer. Dar dacă scrisoarea este ignorată, problema poate escalada.
O declarație ratată poate duce la compliance notice. Dacă nu se acționează, pot urma penalty notices, penalități zilnice, contribuții restante și eventual legal proceedings.
Pentru o firmă mică, o declarație simplă ratată poate deveni o problemă mult mai mare: amenzi, contribuții backdated, comunicări către staff, dovezi de la pension provider și corespondență suplimentară cu TPR.
Ce este re-enrolment și de ce poți primi o nouă scrisoare după câțiva ani?
Mulți employers primesc scrisori de la The Pensions Regulator nu la început, ci mai târziu, de obicei în jurul ciclului de trei ani. Acest lucru este legat de re-enrolment și re-declaration.
La fiecare trei ani, employers trebuie să pună înapoi în pension scheme anumiți membri ai staff-ului care au ieșit din schemă. Acest proces se numește re-enrolment.
Chiar dacă nu există staff de re-enrolled, employer-ul trebuie să completeze o re-declaration of compliance pentru a explica cum și-a îndeplinit obligațiile.
Acest lucru este important pentru firmele care au avut staff în trecut, angajați care au optat out sau o structură de payroll care s-a schimbat. Opt-out-ul nu închide definitiv obligațiile employer-ului. Poziția trebuie revizuită din nou la re-enrolment date.
Ce trebuie să faci practic?
Primul pas este să identifici exact ce cere scrisoarea. Nu presupune automat că nu te privește.
Verifică:
-
numele companiei;
-
PAYE reference;
-
letter code;
-
duties start date;
-
deadline-ul;
-
dacă firma este employer;
-
dacă există workers pe payroll;
-
dacă există directori cu employment contracts;
-
dacă cineva îndeplinește criteriile pentru automatic enrolment;
-
dacă este vorba despre first enrolment sau re-enrolment.
Al doilea pas este workforce assessment. Pentru fiecare persoană plătită de firmă, verifică vârsta, worker status, veniturile și dacă lucrează în mod obișnuit în UK. În funcție de rezultat, persoana poate fi eligible jobholder, non-eligible jobholder sau entitled worker.
Al treilea pas este acțiunea corectă. Dacă firma nu este employer, informează TPR prin ruta corectă. Dacă firma este employer, dar nu are staff de înscris, fă assessment-ul, comunicările și declarația necesară. Dacă firma are staff eligibil, setează schema, înscrie staff-ul, calculează contribuțiile și completează declaration.
Greșeli frecvente făcute de small employers
Cele mai frecvente greșeli sunt simple, dar pot deveni costisitoare.
Prima este ignorarea scrisorii pentru că firma este mică.
A doua este presupunerea că un salariu mic înseamnă că nu trebuie făcut nimic.
A treia este confundarea HMRC payroll submissions cu TPR pension compliance.
A patra este netrimiterea comunicărilor către staff în termenul corect.
A cincea este lipsa monitorizării schimbărilor, cum ar fi angajați care împlinesc 22 de ani, creșteri salariale, new starters, temporary workers care devin permanenți sau overtime care împinge veniturile peste un prag relevant.
O altă greșeală frecventă este completarea formularului greșit. De exemplu, dacă firma are staff pe payroll, dar aceștia nu sunt eligibili pentru automatic enrolment, asta nu înseamnă automat că firma trebuie să spună către TPR că nu este employer.
Pentru firme mici, erorile apar des pentru că payroll, HMRC, pension compliance și TPR sunt tratate ca un singur proces. Nu sunt același proces.
Concluzie: nu este motiv de panică, dar trebuie acționat
O scrisoare de la The Pensions Regulator nu înseamnă automat că firma a făcut ceva greșit. Poate fi o notificare standard, un reminder, o cerere pentru Declaration of Compliance, o scrisoare de re-enrolment sau un warning că ceva a fost ratat.
Dar trebuie întotdeauna verificată.
Pentru small companies, regula practică este aceasta: dacă ai PAYE, directori plătiți, staff part-time, temporary workers, staff care au optat out sau orice persoană plătită prin payroll, nu presupune că scrisoarea nu te privește. Verifică poziția, păstrează dovezile, comunică cu staff-ul unde este cazul și completează declarația corectă.
Workplace pension compliance este o responsabilitate legală separată, cu propriile deadline-uri, documente, penalități și riscuri de enforcement. Cu cât verifici scrisoarea mai repede, cu atât problema este, de obicei, mai ușor și mai ieftin de rezolvat.
Ai primit scrisoare de la The Pensions Regulator?
DCTaxAgent Ltd poate ajuta small businesses, limited companies, directors și UK employers cu verificarea automatic enrolment duties, payroll, workplace pension setup, staff assessment, Declaration of Compliance, re-enrolment și comunicările către staff.
WhatsApp: 07587 532646
Website: www.dctaxagent.co.uk
Disclaimer
Acest articol are scop informativ și educațional și nu reprezintă consultanță fiscală, juridică, employment law advice, regulated pension advice sau financial advice. Obligațiile de automatic enrolment depind de structura firmei, payroll, worker status, employment contracts, salarii, vârstă, duties start date, pension scheme provider și corespondența primită de la The Pensions Regulator. Pentru advice adaptat situației tale, discută cu un accountant, payroll adviser, employment law adviser sau workplace pension specialist.